关于做好学校2021年文件材料归档工作的通知

各单位(部门):

    为做好学校2021年文件材料归档工作,确保聘期人员岗位调整后各单位归档文件材料的齐全完整,结合2021-2024年聘期整体工作进程,现对今年的归档工作做如下调整和安排:

一、工作要求

1.2021-2024年岗位聘任结束之前,各立卷单位兼职档案员在档案管理系统的归档权限与2020年保持一致。请各立卷单位尽快组织本单位2017-2020年聘期内兼职档案员开展2020年度形成的各类文件材料的收集、整理、预立卷、送审等工作。

2.以今年岗位聘任结束时间为节点,对审核工作量较大的文书类档案归档工作划分为两个阶段:一是文书类纸质文件材料预立卷和审核阶段。由各单位现任兼职档案员负责,完成本单位2020年度形成的各类归档文件材料的收集、整理、预立卷,将纸质案卷送档案馆审核。二是文书类纸质文件材料终审、网上著录和移交归档阶段。由聘期调整后的新任兼职档案员负责,完成接收原岗位兼职档案员移交的待归档纸质文件材料,如需补充材料则继续补全,经档案馆终审后进入档案管理系统进行网上著录,移交归档。

3.公文秘书于3月26日后到综合楼党政办公室机要科810室领取《收文清单》《公文核对单》和外来文件,双方核对、签字。

4.公文秘书进入OA系统,根据“谁承办,谁归档”的原则选取归档文件,在3月26日前将2020年度形成或办理完毕的电子文件完成点击“归档”按钮,将OA数据导入档案管理系统。系统没有撤回功能,请仔细选取。

5.各单位(部门)需要从OA系统打印出符合标准公文格式要求的纸质文件,如:收文处理单、发文稿纸、签报稿纸、合同审批单等。兼职档案员收集待归档纸质文件,经本单位(部门)参与该文件网上流转的领导签字、并加盖部门章之后,和原文及办理结果一起立卷。发文要套红打印正文及附件和带有修改痕迹的底稿及附件。校内签报要打印报告或请示的正文及附件。

6.兼职档案员将本单位(部门)2020年度形成的所有归档纸质文件材料收集齐全,包括:OA系统中的文件材料(含网上公文、上报材料、会议纪要、审批材料、政务信息等)、本单位形成的重要文件材料、外单位邮寄的文件材料等。注意收集OA系统外形成的归档电子文件,使纸质文件和电子文件“双套制”同步配套归档。

7.兼职档案员按《大连海事大学新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围及归档要求》(见附件1),将本单位(部门)2020年在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录音、录像等纸质文件、电子文件和实物收集齐全、完整、准确、系统, 按专题、涉密与非涉密文件分开整理、立卷。

8.负责教学档案归档的兼职档案员请注意收集:本科生、研究生成绩单(应附有平均绩点和排名)、海上专业学生的论文成绩、双学位中第二学位的成绩单、各学院联合办学的校外部分成绩单、大学英语四六级(含小语种)成绩单、继续教育学院每个学生独立的成绩单(应与学生档案袋内成绩单保持一致)、研究生培养计划(含中英文对照课程)、毕业生验印名册、毕业生分配名册等文件材料的纸质版和电子版一并归档。

9.请注意收集本单位签订的各类合同、协议、备忘录及附件等法律文书的原件,与合同审批单一并整理、立卷。

10.请注意收集有保存价值的照片档案和实物档案,如:奖品奖状、印章、题词字画、纪念品和其他有重要保存价值的实物。

11.涉密文件、内部资料与非密文件分开收集、整理、立卷,涉密文件必须由兼职档案员本人到档案馆的涉密计算机上进行著录。严禁涉密文件、内部资料与非密文件混淆整理、立卷。归档中务必维护好归档文件材料的安全、完整,不要出现泄密、遗失、漏归、拒归等现象。

12.兼职档案员在开展工作之前请详细阅读《大连海事大学文件材料归档工作流程图》(见附件2),与专职档案员(见附件3)事先沟通再开展工作,以免走弯路。

二、时间安排

现任兼职档案员即日起开始归档文件材料的收集、整理、预立卷,并电话预约档案馆专职档案员审核纸质案卷,以免审核时间与其他人员冲突。各类档案归档完成时间如下:

1.文书类纸质文件材料预立卷、审核阶段(4月30日前送初审,5月30日前完成二审)

文书类档案主要指有关立卷单位形成的党群、行政、外事、教学、科研、基建、财会、仪器设备与资产、产品与经营类、出版类档案的文件材料综合类。兼职档案员务必在4月30日之前将全部预立卷的纸质文件提交档案馆专职档案员初审。根据各单位实际情况安排二审时间,在5月30日前完成纸质材料二审。原则上在新任兼职档案员上岗之前完成全部纸质文件的审核。

2.文书类纸质文件材料终审、网上著录及移交归档阶段(6月30日前)

岗位聘任结束后,档案馆将对全校新任兼职档案员进行培训,继续进行部门立卷归档,工作内容主要是补充收集纸质文件材料、接收档案系统中间库中的OA数据、组卷、网上著录、上传电子文件、移交归档等。一般在6月30日前移交全部实体档案和电子档案,如遇聘期特殊情况,最迟在暑假前完成移交。

3.除文书类外,其他归档材料的移交时间

(1)出版类的出版物、财会类的账簿凭证,一般在6月30日前移交实体档案和电子档案;

(2)照片类、实物类可以随时移交归档,最迟不超过6月30日移交实体档案和电子档案;

(3)科研项目、基建项目、教学研究生论文类,一般在9月30日前移交实体档案和电子档案。

三、业务指导

1.按照学校疫情防控要求,档案馆主要以电话或线上(如:微信、QQ、电子邮件)咨询、预约上门的形式对现任兼职档案员提供业务指导。归档业务培训材料分别在“海大兰台人”微信群(加微信号:Lilyisafreegirl入群)、“海大档案员”QQ群(群号:244742145)和档案馆网站“业务指导”栏目发布,网址:http://dag.dlmu.edu.cn(校外用户通过学校门户服务大厅—进入学校主页—进入档案馆网站)。具体业务问题直接咨询档案馆专职档案员。

2.档案馆办公地址:东山校区文汇楼内(海事大学出版社书店旁边)。

四、其他有关事项

1.每年全校归档工作结束后,归档工作指导小组根据《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》评选“年度档案工作先进个人”和“年度档案工作先进集体”。

2.按照学校日常管理考核工作评价体系的要求,年终将对各单位(部门)归档情况予以考核。

3.请各单位(部门)负责人秉持“为学校负责、为历史负责”的精神和态度,在聘期调整之际高度重视文件材料的交接和归档工作,协调并安排好本单位(部门)的立卷归档工作,避免因人员岗位变化造成本单位(部门)重要文件材料的缺失、遗漏,给学校今后的工作带来损失。


附件:1.大连海事大学新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围及归档要求;

2.大连海事大学文件材料归档工作流程图;

3.大连海事大学2021年专职档案员归档业务分工一览表。




                         党政办公室 图书与档案馆

                   2021年3月18日


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