带你走近海大档案馆——档案服务的那些事儿

大连海事大学档案馆成立于1997年6月,主要负责全校各类综合档案、学生档案的管理和档案史料的整理与编研。2017年6月,档案馆与图书馆合并为图书与档案馆。档案馆办公地点位于东山文汇楼(综合档案管理)和综合楼(学生档案管理)。

截至2019年12月,档案馆馆藏有6个全宗:上海航务学院(含吴淞商船专科学校)(1934-1953年)、东北航海学院(含辽海商船专科学校)(1947-1952年)、福建航海专科学校(1951-1953年)、交通部大连公安学校(含大连船员学校)(1982-1992年)、大连海运学校(1956-2000年),大连海事大学(1953-2018年)。

大连海事大学全宗档案包含党群、行政、外事、教学、科研、基建、仪器设备与资产、产品生产与经营、出版、“211工程”、财务、声像、实物档案等各类综合档案113608卷;2018年3月,档案馆开始负责本科生、研究生学生档案的管理,现保存的学生档案共计29500余卷。

近年来,学校档案馆的档案利用率逐年升高,为了更好地为广大师生提供高质高效服务,结合工作实际,针对部分个人利用率较高、容易与其他部门产生业务混淆的档案利用问题,档案馆梳理出具体办事流程,为大家提供利用指导。

档案利用需履行必要的审批和登记手续,办理个人业务需提供有效证件(如:身份证、一卡通等),代办他人业务,除提供代办人有效证件外,还需提供委托人有效证件或复印件。

一、教职工个人利用率较高的档案有哪些服务地点在档案馆201室,咨询电话84726060

教职工在遇到提职、工作调动、干部人事档案审核、转岗评职和退休等情况时,有时需要查询相关档案材料,主要有:

1.到我校工作人员的就业报到证、干部调动报告表、工资介绍信、工作介绍信或干部商调函;

2.职称评聘、干部任免和岗位聘任材料;

3.组织关系介绍信及党员审批名单等佐证材料。

敲黑板:如需开具家庭社会关系证明、工作履历证明,查阅入党(团)志愿书,需查证人事档案,请联系人事处办理,地点在综合楼10楼。

二、学生个人利用率较高的档案有哪些

与学生个人相关的档案分为两部分,一部分是综合档案,保管在东山文汇楼;另一部分是学生个人档案,保管在综合楼。

(一)综合档案中与学生个人有关的材料

根据归档和实际利用情况,综合档案中与学生个人有关的材料主要有普通高校招生录取名册(录取新生登记表)、研究生录取名册、学生注册及学历登记表(新学员登记表)、毕业成绩单、学籍异动表、验印名册、就业派遣名册(毕业生分配名单)、入党相关材料和学生奖惩材料等。

敲黑板:以上归档纸质材料均为形成年度后第二年移交档案馆。1990年(含)以前大连海事大学的毕业生、2000年(含)以前大连海运学校的毕业生,上述材料服务地点在档案馆201室,咨询电话84726060;1991年(含)以后大连海事大学的毕业生、2001年(含)以后大连海运学校的毕业生,上述材料服务地点在档案馆205室,咨询电话84724136。

1.如何自助查询打印新生录取名册(服务地点在档案馆202室,咨询电话84729551)

本科生录取名册包含考生号、中学名称、生源地、类别、批次、高考成绩、专业等信息;研究生录取名册2013年(含)以前入学学生在研究生院查询,2014年(含)以后入学学生在档案馆查询。其中1991年(含)以后入学的本科生和2014年(含)以后入学的研究生均可在档案馆202室,通过触屏自助打印新生录取名册。

2.如何打印和复印毕业生中文成绩单(服务地点在档案馆202室和205室,咨询电话84729551和84724136)

(1)毕业后的本科生和研究生可到档案馆打印和复印成绩单,如遇成绩单尚未归档或航海类专业毕业设计成绩延滞未归档情况,需到原教学管理单位办理;

(2)毕业时间较久的毕业生成绩单需要手工录入制作,这类成绩单需提前一周预约办理。

敲黑板:在校生中文成绩单在学校部分教学楼的自助机打印,档案馆不办理此业务。

3.如何办理出国中英文对照成绩单和毕业证学位证翻译(服务地点在档案馆202室,咨询电话84724126)

中英文对照成绩单和毕业证学位证翻译核实件是档案馆为出国学生提供的可选择性服务,不具有公证和认证效力,如有这方面要求,请到公证处或教育部指定的学信网和学位网办理相关证明。

(1)本科生:需携带有效证件、学历学位证书原件,提前3个工作日到档案馆现场预约。缴费方式为微信支付(学校对公账户);

(2)研究生:根据研究生院2018年3月发布的《关于研究生打印英文成绩单的通知》(http://my.dlmu.edu.cn/student/oaxstz/10462659.h)要求办理中英文对照成绩单。

敲黑板:档案馆只提供英文翻译,如需其他语种或其他特殊情况可联系社会翻译机构。其他机构或个人翻译的材料,由办理机构或翻译人员盖章签名,学校不再审核盖章。

4.如何复印研究生论文答辩材料(服务地点在档案馆205室,咨询电话84724136)

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毕业生在报考博士或者干部人事档案审核缺补材料时,会查印研究生论文答辩相关材料。存档材料包括论文、答辩申请表、答辩情况表、答辩评分单、答辩评阅书、答辩情况表、决议和成绩单。

敲黑板:研究生的毕业生登记表是存入学生个人档案的材料,如部分在职研究生的个人人事档案中无此材料,可联系档案馆查询,查询结果以实际归档情况为准。

5.如何补办大学英语四六级成绩证明书

根据教育部考试中心规定,2005年(含)以后的四六级考试成绩,可以登录中国教育考试网(http://bbcjzm.neea.edu.cn/),自行办理成绩证明。

敲黑板:2004年(含)以前的大学英语四六级考试成绩,如纸质档案已存档,可在档案馆查询复印,服务地点在档案馆205室,咨询电话84724136。

6.如何进行学历学位认证及证明书补办

(1)学历学位认证:根据教育部要求,高校学生的学历学位认证一律实行网上查询和电子认证。2002年(含)以后毕业生学历信息认证在中国高等教育学生信息网(学信网:https://www.chsi.com.cn/),2008年9月(含)以后毕业生学位信息认证在中国学位与研究生教育信息网(学位网:http://www.cdgdc.edu.cn/);在学信网和学位网无法进行认证的毕业生可到档案馆查询验印名册等相关佐证材料。

(2)证明书补办:本科毕业证明书和学位证明书的补办在教务处,研究生毕业证明书和学位证明书的补办在研究生院。

敲黑板:学历学位认证和证明书补办的过程中,根据实际情况,档案馆可提供学历学位验印名册的复印件,服务地点在档案馆,咨询电话84726060(201室)或84724136(205室)。

7.如何打印在读证明、平均绩点和成绩排名

本科生和研究生的在读证明,本科生的平均绩点和成绩排名可在学校部分教学楼的自助机上打印。

敲黑板:学生毕业后无法在自助机上打印相关材料,建议毕业前及时打印备用。2016年(含)之后本科毕业生的平均绩点和成绩排名(中文)第二年归档后可在档案馆复印,以教务处存档材料为准。

(二)学生档案的管理和利用(服务地点在综合楼0110室,咨询电话84728360)

大学期间,学生档案中主要包含以下材料:学生入学登记表、学生入党材料、毕业生登记表、医院体格检查表、学习成绩单、学位证书(副本)、学生转专业(导师)、休(复)学、留(降)级、退学等学籍材料、奖惩材料、就业通知书(白联)等。

1.学生档案的查阅利用

学生档案是不对学生个人开放查阅的,需由组织派工作人员查阅。如学生需查询本人入党(团)时间、个人成绩等情况,需到档案馆网站下载中心下载填写《大连海事大学档案利用审批表》,履行相关手续后,持有效证件到档案馆学生档案办公室办理。

2.学生档案的转递派出

学生档案的转递派出分为日常派档和集中派档两种形式。

日常派档:主要针对往届毕业生。档案馆根据就业指导中心或学生本人提供的就业通知书(白联),或者档案接收单位出具的调档函原件办理派档。原则上学生档案只能由档案馆统一邮寄,如特殊情况档案自提,需携带本人或代办人身份证复印件,在档案馆现场办理自提手续。自提档案绝对不能私自开封。

集中派档:主要针对应届毕业生。毕业季,档案馆根据就业指导中心提供的档案转递地址,对应届毕业生的档案进行集中派档。

3.毕业后档案去向的查询

集中派档的档案,毕业生可通过档案馆网站(网址:http://dag.dlmu.edu.cn/)或校园网学生通知,查询档案转递时间、档案去向和邮寄单号等信息。若无快递单号,则代表学生档案已由专人送至派遣单位(派遣到大连地区的学生)。EMS单号的查询具有时效性,超期将无法查询邮寄信息,学生要及时查询,并与用人单位或人才服务中心核实档案是否到达。

日常派档的档案,毕业生可通过电话咨询EMS单号。

4.毕业离校后需要补充档案材料怎么办

入学登记表:本科生和研究生分别到学生工作部和研究生院领取表格后按要求办理;

毕业生登记表:到就业指导中心领取表格,在原学院办理;

学位证书(副本):联系原学院教务秘书办理;

学习成绩单:请参考第2点(如何打印和复印毕业生中文成绩单),在档案馆(文汇楼)办理。

敲黑板:

(1)往届生办理档案转递,需提供本人姓名、学号和联系方式,并确认档案接收单位的地址是否准确无误;

(2)应届生如因改派发生档案接收地址变更,需学生本人第一时间和档案馆学生档案办公室联系暂停派出,待取得新的就业通知书(白联)后,提供给档案馆进行档案转递;

(3)应届生发生违约、辞职等,而且未二次就业的情况,如档案被退回学校,学生需提供与原单位之间的解约证明或退档原因说明。

相信在阅读完上述内容后,大家对档案馆和档案利用一定有了新的认识。当然,时代在变化,工作也在持续开展,如果您在档案利用的过程中发现新的问题,欢迎随时与档案馆的老师取得联系,相信在我们的共同努力下,档案馆将继续为广大师生解决实际问题,不断提高服务品质。

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