各单位（部门）：

为做好学校2022年文件材料归档工作，现将有关事宜通知如下：

一、2021-2024年聘期兼职档案员和归档工作分管领导确定情况

根据聘期岗位调整情况，档案馆已完成兼职档案员及分管领导在档案管理系统内的使用权限配置工作，聘期内务必保持兼职档案员的稳定性，确保非必要不调整。（见附件1）。

二、归档进度安排和完成时间

档案馆暑假期间归档工作不停，接收各类综合档案初审及移交工作，具体时间安排如下：

第一阶段，2022年7月4日前完成电子数据入库及领取《收文清单》《公文核对单》工作。

兼职档案员至党政办公室机要科(综合楼810室)领取《收文清单》《公文核对单》及外来文件，对文件收发情况进行核对、签字。

第二阶段，2022年8月30日前完成档案文件材料收集、整理、预立卷及专职档案员纸质档案初审工作。

第三阶段，2022年9月30日前完成电子、实体档案移交工作。

三、注意事项

1.新OA系统于2021年1月下旬启用，已于2022年6月完成了“签报管理”“发文管理”等23个应用模块与档案管理系统的接口、数据自动导入并推送至目标归档部门等工作。

各公文秘书需把老OA系统2021年1月之前形成和办结的电子文件通过点击“归档”按钮，将数据导入档案管理系统。

各兼职档案员需登录档案管理系统，进入“兼职接收OA数据—未整理文件”环节，接收新、老OA系统2021年度形成和办结的、有归档价值的电子文件，进行网上组卷。

2.纸质文件打印需符合标准公文格式要求。其中收文处理单、发文稿纸、签报稿纸、合同审批单等，需经本单位（部门）参与该文件网上流转的领导签字、并加盖部门章之后，与原文及办理结果一起立卷。发文要套红打印正文、附件以及带有修改痕迹的底稿及附件。校内签报要打印报告、请示的正文及其附件。

3.兼职档案员应将本单位（部门）2021年度形成和办结的所有归档纸质文件材料收集齐全，包括：新、老OA系统内的文件材料，本单位（部门）在OA系统外形成的重要文件材料，外单位邮寄的文件材料等。注意收集OA系统外形成的归档电子文件，使纸质文件和电子文件“双套制”同步配套归档。

4.按照《大连海事大学新冠感染疫情防控文件材料归档范围及归档要求》（见附件2），各单位（部门）应将2021年在新冠感染疫情防控工作中直接形成和办结的具有保存价值的文字、图表、照片、录音、录像等纸质文件、电子文件和实物收集齐全、完整、准确、系统， 按专题、涉密与非涉密文件分开整理、立卷。

5.按照《关于做好党史学习教育文件材料收集归档工作的通知》（见附件3）要求，各单位（部门）应将2021年在党史学习教育工作中直接形成、有保存价值的文件材料收集齐全、完整、准确、系统，依数量多少按专题组卷或与党务工作材料合并组卷，涉密与非涉密文件分开立卷。

6.负责教学档案归档的兼职档案员请注意收集：本科生、研究生成绩单（应附有平均绩点和排名）、海上专业学生的论文成绩、双学位中第二学位的成绩单、各学院联合办学的校外部分成绩单、大学英语四六级（含小语种）成绩单、继续教育学院每个学生独立的成绩单（应与学生档案袋内成绩单保持一致）、研究生培养计划（含中英文对照课程）、毕业生验印名册、毕业生分配名册等文件材料的纸质版和电子版一并归档。

7.本单位（部门）签订的各类合同、协议、备忘录及其附件等法律文书的原件，应与合同审批单一并整理、立卷。

8.涉密文件、内部资料与非密文件分开收集、整理、立卷，涉密文件必须由兼职档案员本人到档案馆的涉密计算机上进行著录。严禁涉密文件、内部资料与非密文件混淆整理、立卷。归档中务必维护。好归档文件材料的安全、完整，切勿出现泄密、遗失、漏归、拒归等现象。

9.注意收集有保存价值的照片档案和实物档案，如：奖品奖状、印章、题词字画、纪念品和其他有重要保存价值的实物。

10.兼职档案员在开展工作之前请详细阅读《大连海事大学文件材料归档工作流程图》（见附件4），与对应专职档案员沟通后开展工作。

 四、归档业务交流指导

1.档案馆专职档案员提供电话、线上交流、预约上门等业务咨询和指导。

2.业务交流群：“海大兰台人”微信群（加微信号：Lilyisafreegirl入群）、“海大档案员”QQ群（群号：244742145）。

五、工作要求及考核

1.各单位（部门）应秉持“为学校负责、为历史负责”的精神和态度，重视、协调、安排好各类文件材料的交接、收集、立卷归档工作，在时间、人员、工作量安排等方面给予兼职档案员必要的支持和保障。

2.归档工作指导小组根据《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》评选“年度档案工作先进个人”和“年度档案工作先进集体”。

3.根据年终归档工作评选考核情况，档案馆按照学校日常目标管理考核工作评价体系要求，对各单位（部门）归档工作情况赋予相应分值。

附件：1.大连海事大学2021—2024年兼职档案员与归档工作分管领导一览表；

   2.大连海事大学新冠感染疫情防控文件材料归档范围及归档要求；

   3.关于做好党史学习教育文件材料收集归档工作的通知；

   4.归档工作流程图及专职档案员联系方式

                          档案馆 党政办公室 网络信息与综合服务中心

                                 2022年6月30日