关于建立2026级新生档案及本校升学学生档案提取相关事宜的通知
各学院：
为顺利完成2026级新生建档工作，确保学生档案完善齐备，现将建立学生档案工作相关事宜通知如下：
一、新生建档工作安排
（一）本校升学学生档案提取
考取本校硕士、博士研究生同学的学生档案由学院统一提取，以学院为单位填写《2026年提取本校升学学生档案明细表》（详见附件1）。请携带纸质版明细表至学生档案室提取升学学生档案，电子版明细表可发送至邮箱guyao@dlmu.edu.cn或携带优盘现场提交。
本校升学学生档案提取时间：9月7日-9月9日。
（二）新生档案袋发放
时间:9月14—9月16日，地点：综合楼0110室
（三）新生档案移交
研究生：11月16—11月18日，地点：综合楼0110室
本科生：11月23—11月25日，地点：综合楼0110室
各学院具体归档时间请查阅附件2。
二、新生建档工作注意事项
（一）建档材料
1.新生档案建档材料需在完成相关部门入学资格审查要求后进行归档。新生档案袋内一般包括以下材料：
研究生：高中档案、本科阶段档案、硕士阶段档案（全日制博士新生提供）、《攻读硕士/博士学位研究生录取登记表》（校招生部门下发）、《大连海事大学研究生登记表》、《大连海事大学医院体格检查表（新生）》、党员或团员组织关系材料等（注：团员证不要装入档案中。入团志愿书如有需要，请自行留存复印件，以便用于后续上传系统。）。
本科生：高中档案材料（一般应包括高考报名登记表、高考体检表、高中学籍卡（或高中毕业生登记表））、录取电子档案打印版（校招生部门下发）、《大连海事大学学生登记表》、《大连海事大学医院体格检查表（新生）》、党员或团员组织关系材料等（注：团员证不要装入档案中。入团志愿书如有需要，请自行留存复印件，以便用于后续上传系统。）。
若学生高中档案丢失且无法补办材料，填写《关于xxx同学高中档案缺失的证明》（详见附件3），加盖学院公章。该证明材料一并装入个人学生档案，并在电子版移交记录表中注明。
2.正式党员材料需要一并归入档案袋，预备党员材料和积极分子材料由新生党组织关系所在党支部负责保存。
（注：入党志愿书及其它党员材料如有需要，请自行留存复印件，以便用于后续上传系统或转递党组织关系。）。
3.全日制定向研究生及非全日制研究生需建立就读期间学籍档案，正常填写《大连海事大学研究生登记表》，与其他相关报考、入学材料一并归档。
（二）档案整理
新生档案袋由学院统一填写，各学院负责确保新生档案的原始性、完整性，学生个人档案内容不允许本人查阅。
新生档案袋需严格按照格式，正面使用黑色签字笔或者钢笔填写，侧面使用黑色记号笔填写，确保字号适中、工整、清晰。根据档案袋封皮目录清单核对档案内容，务必确保档案袋内归档内容与目录一致，暂不归档的材料无需核对。目录清单不允许涂改，不允许用铅笔填写。硕士研究生需核查是否含有高中及本科期间档案材料，博士研究生需核查是否含有高中、本科及硕士期间档案材料。研究生档案要在档案袋名字上方用铅笔标注学习年限，两年制写“2”，三年制写“3”（样本见附件4、附件5）。
非全日制研究生不建立目录清单。
留（降）级、复学学生在原年级已建立学生档案，不在此次建档范围内，留学生不建立学生档案。
（三）档案移交
新生档案移交需填写《新生档案移交记录表》（详见附件6），移交时以学院为单位（不区分中队、班级），档案排列需按照移交记录表内档案编号（学号由小到大）排序。档案移交时需提供纸质版移交记录表，电子版记录表可发送至邮箱guyao@dlmu.edu.cn或携带优盘现场提交。
为避免浪费，档案移交时，切勿将档案袋粘贴封口。
三、工作要求
学生档案是记载学生必要信息的个人档案材料，是党和国家选拔录用人才的重要依据。各学院要加强领导、严肃认真、明确责任，严格遵守《档案法》及相关管理规定开展工作，确保2026级新生建档工作顺利完成。
联 系 人：孙老师、谷老师
联系电话：84728360
地 点：综合楼0110室
附件：1.2026年提取本校升学学生档案明细表（xxxx学院）
2.各学院移交档案时间安排表
3.关于xxx同学高中档案缺失的证明
4.研究生档案袋样本
5.本科生档案袋样本
6.新生档案移交记录表
档案馆
2026年9月1日