为全面系统及时归档学校具有保存价值的各类文件材料，形成齐全完整丰富的档案资源，更好地服务学校各项事业发展，现将学校2026年文件材料归档工作安排如下：
一、归档工作分管领导、兼职档案员确定情况
学校2025-2028年聘期各单位（部门）归档工作分管领导和兼职档案员已确定（见附件1），责任权限在新档案管理系统中已配置。若有个别遗漏或需调整的，兼职档案员可登录新系统，点击“个人中心-帮助-视频平台帮助资源”，按照“24.如何进行兼职角色申报”方法操作，经归档工作分管领导审批（服务大厅-待办）后，自行完成兼职申报。
二、新档案管理系统、归档范围和档案保管期限表
今年归档工作应全部通过新档案管理系统进行。新系统已于3月13日上线试运行，登录入口位于“服务大厅-应用-图书与档案馆-新档案管理系统”，使用方法详见《档案管理系统兼职档案员操作指南》（见附件2）。兼职档案员在操作过程中，如发现系统漏洞、功能异常、操作不便等问题，请记录问题详情（包括操作场景、问题描述、截图等），并发送至lihanbing@dlmu.edu.cn。档案馆已重新编制《大连海事大学文件材料归档范围和档案保管期限表》，部分内容已配置到新系统，表格已按单位拆分（见附件3），供各单位在今年归档试用。
三、归档进度安排和完成时间
各单位公文秘书请于5月25日前办结本单位在OA、合同系统2025年度形成和流转完毕的电子文件，将数据导入新档案管理系统。兼职档案员即日起至党政办公室机要科（综合楼810室）领取《收文清单》《公文核对单》及外来文件，对文件收发情况进行核对、签字，组织开展本单位2025年度形成的各类文件材料的收集、整理、组件、组卷、送审等工作。
1.文书类纸质文件材料组件和审核阶段（6月20日前送馆初审，6月30日前完成二审）
自今年起，文书类纸质文件材料实施卷改件改革，按件整理、组件归档，主要是各单位形成的党群、行政、外事、财会、产品与经营、出版档案的文件材料综合类。兼职档案员需在6月20日前完成本单位2025年度形成的文书类纸质文件材料的收集、整理、组件，提交档案馆初审。档案馆根据各单位实际工作情况安排二审时间，于6月30日前完成纸质材料二审工作。
2.文书类纸质文件材料终审、网上著录及移交归档阶段（7月15日前完成）
兼职档案员如需补充材料则继续补全，经档案馆终审后登录新档案管理系统录入文书档案库，于7月15日前完成全部实体档案和电子档案移交工作，如遇特殊情况，最迟应在暑假前完成移交。
3.除文书类外，其他归档材料的移交时间
（1）科技（科研、基建、设备）、专业教学（本科、博硕）的文件材料综合类仍按卷整理归档，按文书类纸质文件材料的归档进度和移交时间执行。
（2）科技（科研、基建、设备）项目类、专业教学博硕研究生论文类实体档案和电子档案移交工作于10月30日前完成。
（3）专业出版类（出版物）、会计类（账簿凭证报告等）、照片类、实物类实体档案和电子档案移交工作于7月15日前完成。
四、工作要求及考核
1.各单位应严格执行文件材料形成部门立卷制度，明确文件材料谁形成谁归档的工作责任制，秉持“为本单位负责、为学校负责、为历史负责”的精神和态度，增强师生归档责任意识、重视归档、广泛动员、协调资源、积极配合本单位兼职档案员做好各类文件材料的交接、收集、整理等工作，给予兼职档案员必要的时间、人员等条件保障。
2.归档工作指导小组根据《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》评选“年度档案工作先进个人”和“年度档案工作先进集体”。
3.档案馆按照学校日常目标管理考核工作评价体系要求，根据年终归档工作评选考核情况，对各单位归档工作情况赋予相应分值。
五、注意事项
1.归档文件材料原则上应为原件，一件一归，用纸规范（切勿用废纸制作归档文件），打印输出的内容清晰可辨，页面左侧预留足够的装订线，文件标题、落款单位、成文日期、签名、印章等文件要素应完备、规范、清晰。
2.归档文件材料应收集齐全、完整、准确、系统，内容覆盖本单位的各项工作，文书档案组件合理规范，科技（科研、基建、设备）和专业（出版、教学）档案组卷厚度适宜（每卷50~200页），分类合理，遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。
3.涉密文件（含国家秘密、工作秘密、不予公开、依申请公开、不得在互联网公开发布的文件、中央文件的原件及影印件等）应单独组卷，不得与非涉密文件混淆组卷或组件。兼职档案员本人到档案馆的涉密计算机上完成著录，必须维护好涉密文件的安全、完整、系统，切勿出现泄密、遗失、漏归、拒归等现象。
4.兼职档案员登录新档案管理系统，点击“个人中心-帮助-视频平台帮助资源”，按照“18.接口电子文件如何接收”方法操作，挑选和接收OA及合同系统2025年度形成和办结、有归档价值、且属于本人归档职责内的电子文件，进行网上组件或组卷。
5.纸质文件打印需符合标准公文格式要求。其中收文处理单、发文稿纸、签报稿纸、合同审批单等，需经本单位参与该文件网上流转的领导签字（或加盖领导的签名章）、并加盖部门章之后，与原文及办理结果一起整理、组件、组卷。发文要套红打印出正文、附件以及带有修改痕迹的底稿及附件。校内签报要打印报告、请示的正文及附件。无修改痕迹的底稿及附件不打印。
6.兼职档案员将本单位2025年度形成和办结的应归档纸质文件和电子文件收集齐全、成套，包括OA系统内、外形成的、外单位邮寄的文件材料。注意收集有保存价值的照片档案和实物档案（如印章、题词字画、奖牌奖章证书、公务礼品、校史文博等）。
7.负责专业教学档案归档的兼职档案员请注意收集：本科生、研究生成绩单（应附有平均绩点和排名）、海上专业学生的论文成绩、双学位中第二学位的成绩单、各学院联合办学的校外部分成绩单、大学英语四六级（含小语种）成绩单、继续教育学院每个学生独立的成绩单（应与学生档案袋内成绩单保持一致）、研究生培养计划（含中英文对照课程）、毕业生验印名册、毕业生分配名册等文件材料的纸质版和电子版一并归档。
六、归档业务支持
1.登录新档案管理系统，点击“个人中心-帮助-视频、文档平台帮助资源”，查看学习各类操作视频。
2.档案馆已购买智能页码打印扫描一体机，能完成页码打印和文件扫描工作。
3.档案馆专职档案员提供现场答疑、在线交流、预约上门等业务指导。
4.请提前与专职档案员（见附件4）预约纸质文件审核时间，避免时间冲突。
5.加入海大兰台人微信群（加微信号Lilyisafreegirl入群），获得最新资讯。
附件：1.大连海事大学2025-2028年聘期各单位（部门）归档工作分管领导和兼职档案员名单；
2.档案管理系统兼职档案员操作指南；
3.学校各单位文件材料归档范围和档案保管期限表；
4.大连海事大学2025-2028年聘期档案馆专职档案员归档指导业务分工名单。
档案馆 党政办公室
2026年5月21日
