各相关单位、部门：
为做好2026年毕业生档案归档及档案转递工作，确保学生顺利毕业，现将有关事宜通知如下：
一、毕业生档案需归档材料
（一）学生入党材料——组织部、各学院负责提供；
（二）《普通高等学校毕业生登记表》《大连海事大学医院体格检查表》——各学院负责提供；
（三） 学习成绩单、学位证书（副本）——研究生院、各学院负责提供；
（四）学生转专业、休（复）学、留（降）级、退学、考试违纪等材料的归档——教务处、研究生院负责提供；
（五）《优秀毕业生登记表》—校友事务与学生就业处负责提供；
（六）学生奖惩材料等材料的归档——学生工作部、研究生院、保卫处、团委、各学院等部门负责提供。
二、归档要求
（一）毕业生档案在校时称为学生档案，毕业后被称为人事档案。毕业生档案是个人政治面貌、学习经历和工作经历的记录，是人事管理和服务的依据。毕业生档案归档材料文字内容一律使用黑色签字笔认真填写，字迹要清楚工整，不能使用复印件，未经批准不得更改任何信息；
（二）各单位（部门）在归档学生材料时，需在归档材料右上角用铅笔注明学生学号，以学院为单位按学生学号由小到大依次排序，不区分专业班级。党员材料移交时需有1名负责教师陪同，双方共同将党员材料装入学生档案袋。
（三）凡归档材料要求相关部门审查盖章的，必须加盖公章。尤其是《普通高等学校毕业生登记表》加盖公章处较多，请在移交归档材料前注意检查审核。
（四）《普通高等学校毕业生登记表》《大连海事大学医院体格检查表》请于6月12日前送交学生档案室（毕业生登记表与体检表二合一，以学院为单位按学号由小到大依次排序，不区分专业班级）。
（五）各学院应将毕业生学习成绩单、学位证书（副本）等材料于6月18日前，送交学生档案室（成绩单与学位证（副本）二合一，以学院为单位按学号由小到大依次排序，不区分专业班级）。
（六）全部学生档案归档材料应于6月26日前交至学生档案室，过期将影响应届毕业生档案转递工作。如不能按时交付材料，务必提前与学生档案室沟通。
（七）交接归档材料时，交接双方需签写《学生档案材料移交记录表》（见附件1），大批材料需附明细。
（八）应届毕业生不应提前调档，请确认毕业或结业后再提交调档申请，因提前调档造成的档案材料缺失，由本人负责。
希望各单位（部门）在毕业生档案材料形成档案后及时归档，档案馆将于7月初开始装档并寄发档案。请各单位（部门）密切配合，以保证毕业生档案转递工作顺利完成。
三、毕业生就业集中派档须注意的事项
（一）各学院在录入《毕业生就业协议书》中“档案转寄地址”时须特别注意两点：一是填写档案邮寄地址和档案接收单位名称时，需要录入档案接收人和档案接收电话；二是档案转寄地址一定要写明省份，格式应为：××省××市××区××路××号＋单位名称。
（二）各学院应要求学生随时关注就业系统内档案转递信息，及时完成确认操作。档案转寄地址由校友事务与学生就业处提供后学生档案室批量转递档案。
（三）各学院应对学生联系方式有效性提出要求。学生联系电话至少要保留一年有效期，或保留亲属电话，确保后续档案邮寄出现问题能够及时联系到学生。
（四）当学生与用人单位签订就业协议时，请务必询问清楚派遣单位性质、是否有人事管理权限，咨询清楚“档案转寄地址”如何填写。
工作单位具有人事档案保管权限的（如县级以上的党、政、军机关，事业单位，国有企业），档案将寄至派遣单位； 工作单位没有人事档案保管权的（如民营、外资、合资、私人等性质的单位），档案可转回学生原籍所在的人力资源和社会保障局或寄至派遣单位指定的档案代管单位（各地人力资源和社会保障局、人才服务中心或人事代理机构）。
四、考取研究生的毕业生档案调档办理
已经考取硕士、博士研究生的学生，在收到录取院校发出的调档函后，由各学院统一收集调档函，以学院为单位于6月12日前交至学生档案室，并同时送交《毕业生升学（考取研究生）档案转递情况登记表》（纸质版和电子版）（见附件2）。档案调档依据考取外校、本校情况分类处理。
考取外校硕士、博士研究生的应届毕业生，调档函邮寄给所在学院指导员。各学院统一收集齐调档函（纸质版）后，填写《毕业生升学（考取研究生）档案转递情况登记表》，于6月12日前将纸质版和电子版一并交至学生档案室（调档函与登记表同时移交，以学院为单位按学号由小到大依次排好，与电子版相对应）,电子版登记表可发送至邮箱guyao@dlmu.edu.cn或携带优盘现场提交。
考取本校硕士、博士研究生的应届毕业生，各学院自行汇总名单，于新生建档前依据提档通知至学生档案室提取档案以便开展后续工作。
往届毕业生调档，可选择线上申请或线下办理两种方式。
线上申请需通过大连海事大学档案馆网站(dag.dlmu.edu.cn)，点击“服务通道”中“学生用户”-“个人档案转递”模块进行办理，选择“档案转递申请”，通过校友号登录系统，按需选择申请的业务，档案派发单号可在系统内自助查询。
线下办理需将调档函通过EMS邮寄至学生档案室。调档函上应标注清楚本人学号及联系方式。（调档函邮寄地址：大连海事大学综合楼0110室，接收人：学生档案室，电话：0411-84728360）
五、档案留校相关要求
根据《关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题的意见》（国办发〔2002〕19号）文件规定，对离校时未落实工作单位的高校毕业生，可按规定将档案在学校保留两年。
申请档案留校两年的毕业生需自行联系生源地档案接收部门确认档案转递详细地址，接收人及联系方式，转递地址务必注明省份，如××省××市××区××路××号＋接收单位名称。学生本人填写《2026届毕业生档案留校申请表》（纸质版）（见附件3），由各学院统一收集申请表，以学院为单位于6月12日前交至学生档案室并同时送交《2026届毕业生档案留校情况登记表》（纸质版和电子版）（见附件4），申请表与登记表同时移交，按学号由小到大依次排好，与电子版相对应，电子版登记表可发送至邮箱guyao@dlmu.edu.cn或携带优盘现场提交。
若学生在就业系统录入《毕业生就业协议书》内填写档案转寄地址同时提交档案留校申请，则视为档案留校申请无效，学生档案室按照就业系统内档案转寄地址进行转递。
六、自提档案相关要求
原则上学生人事档案不准自带，如确需自带档案，必须同时满足以下三个条件：
（一）用人单位的人事部门出具调档函；
（二）确认接收单位“可以学生本人自带档案”；
（三）学生本人持身份证亲自办理，并提供身份证复印件。
七、毕业生档案去向查询
7月21日后，学生可登陆学校档案馆网站（网址：http://dag.dlmu.edu.cn/）“派档信息查询”模块、学校办公通知、学生通知等栏目，查询档案转递时间、档案去向、邮寄单号等内容。档案馆长期保存每份转递档案的邮寄单据，但邮政EMS查询保留时间较短，超期将无法查询签收人、签收时间等信息，各单位应提醒毕业生及时查询运单号，并与报到单位或托管档案的人才服务中心取得联系，查询确认档案是否送达。
档案在寄出后，预计7至15日能送达接收单位，且各地人社局、人才服务中心将在毕业生档案转递期间收到大量档案，通常需要一至四个月才能全部整理入库完毕。在此期间，可能出现暂时无法查询档案到达情况，或答复档案还未收到的情况，请毕业生耐心等待接受单位档案整理完成后，再次查询确认。
转递至大连市人社局、沈阳市人社局的档案，将于7月中旬统一捆包寄送，毕业生可根据时间安排关注快递单号。
八、联系方式
联 系 人：孙老师、谷老师
联系电话：84728360
办公地点：综合楼0110室
档案馆
2026年4月29日
附件：1.学生档案材料移交记录表
2.毕业生升学（考取研究生）档案转递情况登记表
3.2026届毕业生档案留校申请表
4.2026届毕业生档案留校情况登记表
