（一）归档实物应保持整洁、无破损；
（二）实物档案原则上一件一归；
（三）移交部门或个人在移交实物档案时，应对实物档案做出明确的文字说明，具体要求是：
1.奖品类实物档案应说明题名、事由、种类、材质、颁奖单位、获奖单位（人）、获奖时间、实体份数等；
2.印章类实物档案应说明题名、事由、种类、材质、印模、印章截止时间、印章人职务、实体份数等；
3.题词字画类实物档案应说明题名、事由、种类、材质、作者、职务、实体份数等；
4.纪念品类实物档案应说明题名、事由、材质、种类、规格、捐赠单位（人）、捐赠时间、接收单位（人）、实体份数等。反映学校不同发展年代的学生证、工作证、徽章、教学教具等还应注明实物的使用年代、使用对象、背景等；
5.其它有保存价值的实物根据实物情况配备相应的文字说明，如题名、事由、种类、材质、实体份数等。
（四）按《大连海事大学印章管理办法》，各单位机构印章、校领导名章、专用印章在废止后应交学校办公室统一归档。
（五）各部门负责实物档案专门人员根据所归实物类别填写相应的实物档案移交目录（见附件1-5）一式两份，向档案馆移交，档案人员检查合格后，交接双方在移交目录上签字确认，各持一份。
附件：实物档案的归档要求
