2024年11月8日下午开始，大连海事大学档案馆在档案馆402室开展了3期累计10小时的值班查档业务专题培训，郭丽萍老师主讲专题，图书与档案馆副馆长杨悦宾和近年入职的7名年轻老师参加了培训。

为完善学校档案利用服务，更好地服务广大师生校友等，档案馆于2022年8月试运行查档接待室，并于2023年3月17日正式启用，实行查档业务轮流值班制，即档案馆在工作日和寒暑假期间每天安排1名老师专门负责查档业务。近年来，档案馆人员队伍注入了新生力量，为帮助新入职老师尽快熟悉学校档案工作，掌握查档业务所需技能，提高工作效率和服务水平，档案馆专门组织了本次专题培训。

杨馆长指出查档接待室是学校档案利用服务的对外窗口，值班老师要充分认识到做好查档接待服务的重要意义。学校档案馆通过提供档案利用，充分发挥出档案为学校各项事业、为广大师生校友、为社会发展所需要的存史资政、文化育人的价值；不断丰富学校档案资源宝库、优化馆藏结构和提高档案管理水平；充分展示学校档案工作人员的档案业务水平和良好精神风貌；维护学校档案工作作风持续向上、向好、向善，为档案用户提供有温度、有品质的档案服务，不断提升档案用户的获得感、幸福感和满意度。杨馆长希望新入职的老师们必须重视本次培训，好好学习，边学边干，学以致用，做到干一行爱一行，尽早掌握各项档案业务技能，真正实现独当一面。

郭丽萍老师从熟练值班业务、从容识人辨事、主动管控秩序、应对突发情况、掌握接待礼仪、排解职场压力、答疑情景模拟等内容进行了培训。每期培训内容简介如下：

第一期培训内容（11月8日13：30—17：00）

一、熟练值班业务

1、公文基础知识：学习《党政机关公文处理工作条例》关于公文种类、公文格式、公文办理、公文管理等内容。多数纸质档案是由公文直接转化归档而来。了解公文的前世今生，才能了解档案的来龙去脉和深刻认识档案管理工作的对象—档案。公文格式与档案著录紧密相关，公文格式的齐全完整准确关系到档案著录的齐全完整准确，直接影响着档案检索的查全率、查准率和结果响应效率。

2、档案基础知识：学习《档案工作基本术语》，推荐档案学专业教材和档案局网站。术语是通过语音或文字来表达或限定科学概念的约定性语言符号，是思想和认识交流的工具。熟悉档案工作基本术语能帮助值班老师快速、深入地理解档案和档案管理工作，加强工作沟通和交流。推荐阅读《高等学校档案管理理论与实践》《档案管理概论》《档案信息检索》《档案管理学》（第五版），加强对档案学专业书籍的系统学习，掌握更全面的专业理论知识。推荐国家档案局、辽宁省档案局、大连市档案局官方网站“教育培训”栏目发布的自学材料，学习实操性更强的档案业务知识。

3、国家档案法律法规规章标准：学习《档案法》《档案法实施条例》《保守国家秘密法》《保守国家秘密法实施条例》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》《档案管理违法违纪行为处分规定》，重点学习“档案利用和公布、保密制度、法律责任、奖励与处罚”等有关条款，树立牢固的依法治档意识，时刻用档案法律法规规章指导档案利用实践，明确档案利用中发生各类违法违规行为时当事人应承担的法律责任，以及适时向档案用户开展档案普法宣传教育，消除档案用户对学校档案利用制度的质疑和误解。介绍国务院、国家档案局、辽宁省档案局、大连市档案局等政府网站的法规标准库、政策法规等，及时了解和学习国家关于档案法律法规规章标准的最新资讯。

4、学校档案利用制度：学习《大连海事大学文件材料归档范围及保管期限表》《大连海事大学综合档案利用制度》《档案利用指南》《综合档案利用手续》，熟悉和掌握学校文件材料应归档范围、综合档案分类方案、综合档案利用手续。

5、学校机构设置及职责：学习《大连海事大学机构调整与设置方案》《大连海事大学各单位（部门）职责》《大连海事大学办公电话号码表》《中层干部及二三级教授通讯录》，熟悉学校各机构及个别机构的历史沿革、各单位（部门）职责、与档案利用业务有关联的机构、各机构的主要负责人等，以及在档案利用工作中如何使用这4个文件。

第二期培训内容（11月14日13：30—16：30）

一、熟练值班业务

6、学校馆藏档案概况：学习学校馆藏全宗介绍、档案实体分类、馆藏分布。熟悉学校馆藏6个全宗档案的基本内容、各全宗内档案实体分类方法、馆藏档案分布，帮助值班老师快速熟悉馆藏和摸清家底。

7、审计组查档：学习审计组的人员构成、查档流程、查档手续和注意事项，确保既能向审计组及时提供档案利用，又能保障档案实体和档案内容的安全。

8、办公设备使用：学习普通复印机、档案自助查询机、数字档案查询机、值班电脑的规范使用，确保办公设备操作规范和档案查阅复印的安全，提高办公效率。

第三期培训内容（11月22日13：30—17：00）

二、从容识人辨事

1、学习主动识别档案用户及其真实查档需求，是否有完备的查档手续，如何接待和办理查档业务。快速对档案用户及其查档需求进行汇总、分类、分流、排序等，根据不同档案用户的情况，采用不同的应对方法。

三、主动管控秩序

1、人多且杂争先恐后怎么办，急中生智还是急中生乱，如何当好档案查阅室的主事人和掌门人。当档案用户较多时，应对全部业务进行汇总、分类、分流，按先来后到、难易程度等进行人员排序，分批有序、镇定自诺地办理业务，避免因现场无序导致急中生乱。值班老师应具备主人翁精神，当好档案查阅室的主事人和掌门人，牢牢盯紧查阅室和档案库房这两扇门，保护档案的安全，并随时对档案用户进行指导和提出忠告。

四、应对突发情况

1、学习当出现人员冲突、抢档案、硬纠缠、复印机卡纸、突然停电等突发情况时，值班老师如何采取措施积极应对和妥善解决。

五、掌握接待礼仪

1、学习高校档案工作人员应具备的业务素质和常用礼貌用语。值班老师在与档案用户沟通时应注意使用礼貌用语，避免因使用服务忌语导致双方误会甚至爆发口水仗。值班老师应高度重视使用礼貌用语，并在办理业务时熟练掌握、灵活运用，切实维护学校档案工作作风持续向上、向好、向善，为档案用户提供有温度、有品质的档案服务，不断提升档案用户的获得感、幸福感和满意度。

六、排解职场压力

1、学习档案查无结果或档案用户的特殊要求没被满足，档案用户的态度变得不友好，甚至质疑或指责等导致值班老师感到职场压力，以及如何排解压力。列举了档案查无结果的6种原因和应对措施。职场压力是普遍存在的，值班老师需要相互交流和学习，通过适当运动来排解压力。

七、答疑情景模拟

1、收集了4个值班老师的疑惑并加以解答。

2、列举了7个档案用户的查档需求，要求值班老师综合运用本次培训所学知识完成这7个用户的业务办理。