一、利用档案手续

1、因工作需要，查借阅本部门形成的与本工作有关的非密级档案，办理查借阅登记手续后即可查阅档案。

2、查阅党委会、校长办公会、党政联席会议记录等，须经学校办公室主任批准，由学校办公室秘书查阅，并填写《档案利用审批表》。

3、查借阅财务档案，需由财务部门授权、指定凭证号，填写《财会档案利用审批表》。

4、查阅科研项目档案，需经项目负责人审批同意，并填写《档案利用审批表》

5、跨部门查阅档案，需经档案形成部门负责人同意，并填写《查阅档案审批表》。

6、查阅涉密档案，需经归档部门负责人同意，填写《大连海事大学国家秘密载体借阅/复制申请表》，履行有关审批手续方可查阅。

7、校纪委监察审计部门根据工作需要，经本部门相关领导审批后，可以查阅工作相关各类档案。

8、校外单位因公利用档案时，需报馆长或经校内有关部门批准，同时需提供单位介绍信和个人有效身份证件；个人因私利用可以开放的档案时，需提供个人有效身份证件，若委托他人，需提供双方有效证件。

二、利用档案要求

1、查阅档案原则上在本馆进行，阅后立即归还，确因工作需要借出利用的，需办理借阅手续，并限期归还。

2、利用档案者应自觉遵守档案管理有关规定，对档案的安全保密负责。阅读时严禁吸烟，不得丢失、涂改、抽页、折拆、划线、圈注、翻印、拍照和转借他人，违者按《档案法》规定依法追究责任。

3、复印普通档案，在非密复印机印制，复印时不得拆卷，未经同意不得摘抄、复制和查阅其它无关档案材料；复印涉密档案，履行国家秘密载体复制审批手续，在保密复印机上印制。复印件须由本馆工作人员核实、盖章后方可有效。

4、档案工作人员接收归还的档案，必须认真检查、核对无误后，方可办理注销手续。如发现缺页和损坏，应及时采取措施，并追究借阅者责任。