各单位（部门）：

    为做好学校2021年文件材料归档工作，确保聘期人员岗位调整后各单位归档文件材料的齐全完整，结合2021-2024年聘期整体工作进程，现对今年的归档工作做如下调整和安排：

一、工作要求

1.2021-2024年岗位聘任结束之前，各立卷单位兼职档案员在档案管理系统的归档权限与2020年保持一致。请各立卷单位尽快组织本单位2017-2020年聘期内兼职档案员开展2020年度形成的各类文件材料的收集、整理、预立卷、送审等工作。

2.以今年岗位聘任结束时间为节点，对审核工作量较大的文书类档案归档工作划分为两个阶段：一是文书类纸质文件材料预立卷和审核阶段。由各单位现任兼职档案员负责，完成本单位2020年度形成的各类归档文件材料的收集、整理、预立卷，将纸质案卷送档案馆审核。二是文书类纸质文件材料终审、网上著录和移交归档阶段。由聘期调整后的新任兼职档案员负责，完成接收原岗位兼职档案员移交的待归档纸质文件材料，如需补充材料则继续补全，经档案馆终审后进入档案管理系统进行网上著录，移交归档。

3.公文秘书于3月26日后到综合楼党政办公室机要科810室领取《收文清单》《公文核对单》和外来文件，双方核对、签字。

4.公文秘书进入OA系统，根据“谁承办，谁归档”的原则选取归档文件，在3月26日前将2020年度形成或办理完毕的电子文件完成点击“归档”按钮，将OA数据导入档案管理系统。系统没有撤回功能，请仔细选取。

5.各单位（部门）需要从OA系统打印出符合标准公文格式要求的纸质文件，如：收文处理单、发文稿纸、签报稿纸、合同审批单等。兼职档案员收集待归档纸质文件，经本单位（部门）参与该文件网上流转的领导签字、并加盖部门章之后，和原文及办理结果一起立卷。发文要套红打印正文及附件和带有修改痕迹的底稿及附件。校内签报要打印报告或请示的正文及附件。

6.兼职档案员将本单位（部门）2020年度形成的所有归档纸质文件材料收集齐全，包括：OA系统中的文件材料（含网上公文、上报材料、会议纪要、审批材料、政务信息等）、本单位形成的重要文件材料、外单位邮寄的文件材料等。注意收集OA系统外形成的归档电子文件，使纸质文件和电子文件“双套制”同步配套归档。

7.兼职档案员按《大连海事大学新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围及归档要求》（见附件1），将本单位（部门）2020年在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录音、录像等纸质文件、电子文件和实物收集齐全、完整、准确、系统， 按专题、涉密与非涉密文件分开整理、立卷。

8.负责教学档案归档的兼职档案员请注意收集：本科生、研究生成绩单（应附有平均绩点和排名）、海上专业学生的论文成绩、双学位中第二学位的成绩单、各学院联合办学的校外部分成绩单、大学英语四六级（含小语种）成绩单、继续教育学院每个学生独立的成绩单（应与学生档案袋内成绩单保持一致）、研究生培养计划（含中英文对照课程）、毕业生验印名册、毕业生分配名册等文件材料的纸质版和电子版一并归档。

9.请注意收集本单位签订的各类合同、协议、备忘录及附件等法律文书的原件，与合同审批单一并整理、立卷。

10.请注意收集有保存价值的照片档案和实物档案，如：奖品奖状、印章、题词字画、纪念品和其他有重要保存价值的实物。

11.涉密文件、内部资料与非密文件分开收集、整理、立卷，涉密文件必须由兼职档案员本人到档案馆的涉密计算机上进行著录。严禁涉密文件、内部资料与非密文件混淆整理、立卷。归档中务必维护好归档文件材料的安全、完整，不要出现泄密、遗失、漏归、拒归等现象。

12.兼职档案员在开展工作之前请详细阅读《大连海事大学文件材料归档工作流程图》（见附件2），与专职档案员（见附件3）事先沟通再开展工作，以免走弯路。

二、时间安排

现任兼职档案员即日起开始归档文件材料的收集、整理、预立卷，并电话预约档案馆专职档案员审核纸质案卷，以免审核时间与其他人员冲突。各类档案归档完成时间如下：

1.文书类纸质文件材料预立卷、审核阶段（4月30日前送初审，5月30日前完成二审）

文书类档案主要指有关立卷单位形成的党群、行政、外事、教学、科研、基建、财会、仪器设备与资产、产品与经营类、出版类档案的文件材料综合类。兼职档案员务必在4月30日之前将全部预立卷的纸质文件提交档案馆专职档案员初审。根据各单位实际情况安排二审时间，在5月30日前完成纸质材料二审。原则上在新任兼职档案员上岗之前完成全部纸质文件的审核。

2.文书类纸质文件材料终审、网上著录及移交归档阶段（6月30日前）

岗位聘任结束后，档案馆将对全校新任兼职档案员进行培训，继续进行部门立卷归档，工作内容主要是补充收集纸质文件材料、接收档案系统中间库中的OA数据、组卷、网上著录、上传电子文件、移交归档等。一般在6月30日前移交全部实体档案和电子档案，如遇聘期特殊情况，最迟在暑假前完成移交。

3.除文书类外，其他归档材料的移交时间

（1）出版类的出版物、财会类的账簿凭证，一般在6月30日前移交实体档案和电子档案；

（2）照片类、实物类可以随时移交归档，最迟不超过6月30日移交实体档案和电子档案；

（3）科研项目、基建项目、教学研究生论文类，一般在9月30日前移交实体档案和电子档案。

三、业务指导

1.按照学校疫情防控要求，档案馆主要以电话或线上（如：微信、QQ、电子邮件）咨询、预约上门的形式对现任兼职档案员提供业务指导。归档业务培训材料分别在“海大兰台人”微信群（加微信号：Lilyisafreegirl入群）、“海大档案员”QQ群（群号：244742145）和档案馆网站“业务指导”栏目发布，网址：http://dag.dlmu.edu.cn（校外用户通过学校门户服务大厅—进入学校主页—进入档案馆网站）。具体业务问题直接咨询档案馆专职档案员。

2.档案馆办公地址：东山校区文汇楼内（海事大学出版社书店旁边）。

四、其他有关事项

1.每年全校归档工作结束后，归档工作指导小组根据《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》评选“年度档案工作先进个人”和“年度档案工作先进集体”。

2.按照学校日常管理考核工作评价体系的要求，年终将对各单位（部门）归档情况予以考核。

3.请各单位（部门）负责人秉持“为学校负责、为历史负责”的精神和态度，在聘期调整之际高度重视文件材料的交接和归档工作，协调并安排好本单位（部门）的立卷归档工作，避免因人员岗位变化造成本单位（部门）重要文件材料的缺失、遗漏，给学校今后的工作带来损失。

附件：1.大连海事大学新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围及归档要求；

2.大连海事大学文件材料归档工作流程图；

3.大连海事大学2021年专职档案员归档业务分工一览表。

                         党政办公室 图书与档案馆

                   2021年3月18日