各单位（部门）：

根据《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》和《大连市档案局关于做好全市新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》（大档发〔2020〕2号），为确保学校在新冠肺炎疫情防控（以下简称“疫情防控”）工作中形成的各类文件材料的齐全完整和及时收集归档，现将有关工作通知如下：

一、增强档案意识，高度重视疫情防控文件材料的收集归档

新冠肺炎疫情防控档案是学校在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录音、录像等纸质文件、电子文件和实物，是学校抗击新冠肺炎疫情的真实历史记录，也是学校档案资源的重要组成部分，对学校正在进行的疫情防控工作和今后应对类似的突发性公共卫生事件的应急处置工作具有重要的凭证价值和参考价值。各单位（部门）要高度重视疫情防控文件材料的形成、积累、收集、整理和归档工作，将档案工作纳入疫情防控工作的整体部署，采取有效措施，指派专人，明确职责，畅通渠道，确保疫情防控文件材料的齐全完整、有效收集、安全保管。在做好个人安全防护的前提下，各单位（部门）档案工作分管领导要加强对本单位（部门）疫情防控文件材料收集归档工作的统筹协调和监督检查，为兼职档案员提供必要的条件保障；兼职档案员平时要做好本单位（部门）疫情防控文件材料的收集、保管和预立卷，与专职档案员加强沟通，紧密配合，合力做好学校疫情防控文件材料的收集归档。

二、明确归档范围，有力保障疫情防控文件材料的齐全完整

凡是学校各单位（部门）在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的具有保存价值的各门类和载体的历史记录均应纳入归档范围，努力做到“应收尽收、应归尽归”。具体归档范围如下：

1、上级部门下发的关于疫情防控工作的重要批示、指示、规定、通知、通报等文件材料；

2、上级部门及有关领导督导检查学校疫情防控工作的相关文件材料；

3、学校建立疫情防控工作机构、协调机制形成的文件材料；

4、学校召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料；

5、学校有关疫情防控工作的规定、办法、意见、通知、方案、预案、总结报告、统计报表、动态数据、简报、大事记等文件材料；

6、学校有关疫情防控工作的请示、报告、批复、批示、函和复函等文件材料；

7、学校在疫情防控期间线上线下教学安排工作形成的文件材料；

8、学校疫情防控相关应急物资保障、生产生活保障、医疗保障等工作形成的文件材料；

9、学校在疫情防控期间关于学生管理、校园封闭、交通管理、治安综合治理、卫生检疫等方面工作形成的文件材料；

10、学校科研机构在抗击新冠肺炎疫情做出的科研成果、提供的咨政建议，以及研究过程中形成的过程性记录与数据等文件材料；

11、师生员工、校友在疫情防控期间形成的各类生活用品（如：出入证件、复工证、志愿服务凭证），以及反映疫情防控工作的原创艺术作品（如：书法、绘画、摄影、日记、视频、音频）等具有纪念意义的各类材料；

12、学校有关疫情防控工作的宣传材料；

13、学校在社会捐赠资金、物资的接收、分配和使用形成的文件材料；

14、学校疫情防控工作中产生的各类照片、录音、录像等声像材料，磁盘、光盘等记录载体，网站网页、数据库等类型电子文件，在微信、微博、抖音等新型媒体平台上发布的各类电子文件，各类实物等；

15、其他具有保存价值的疫情防控文件材料。

三、严格归档要求，及时完成疫情防控文件材料的移交进馆

1、各立卷单位负责本单位（部门）疫情防控文件材料的积累、收集、立卷、整理、著录和移交归档工作。已上报给校内其他部门的日报、周报、方案等文件材料由汇总单位统一归档。

2、各立卷单位应按照归档范围将疫情防控文件材料收集齐全、完整、准确、系统，内容应覆盖疫情防控工作的始末。

3、疫情防控文件材料按专题归档，单独作为一类整理归档，永久保管。整理时遵循疫情防控文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，涉密与非涉密文件分开立卷。

4、疫情防控文件材料原则上应为原件，一件一归。纸质文件与电子文件同步配套归档。

5、疫情防控文件材料办理完毕后，在次年的5月30日前与文书类档案同时向档案馆移交归档。任何单位和个人不得将应归档的疫情防控文件材料据为己有或拒绝归档。

四、其他事项

请各单位（部门）的兼职档案员从现在开始做好疫情防控文件材料的积累、收集和保管工作，待明年归档时集中统一向档案馆移交归档。不明事宜可咨询档馆郭老师，电话：6060。

图书与档案馆

2020年5月13日