各单位（部门）：
在疫情防控期间，为做好学校今年的归档工作，现将有关事宜通知如下：
一、归档工作要求
1.截至目前档案馆未收到各立卷单位调整兼职档案员的信息，档案管理系统的归档权限与2019年保持一致。请各立卷单位组织本单位聘期内兼职档案员（见附件1）开展2019年度形成的各类文件的收集、整理、立卷、归档工作。
2.公文秘书于4月27日后到综合楼党政办公室机要科810室领取《收文清单》《公文核对单》和外来文件，双方核对、签字。
3.公文秘书进入OA系统，根据“谁承办，谁归档”的原则选取归档文件，在4月30日前完成点击“归档”按钮，将OA数据导入档案管理系统。系统目前没有逆归档功能，请仔细选取。
4.兼职档案员登录档案管理系统的“归档整理环节列表”，进行“兼职接收OA数据”，选取本人应归档的OA数据，并将本单位（部门）2019年OA系统外形成的应归档电子文件收集、上传至档案管理系统，进行条目著录，与OA数据一并整理立卷。
5.兼职档案员从OA系统打印出各类电子审批表单（如：收文处理单、发文稿纸、签报稿纸、合同审批单等），经本单位（部门）参与该文件网上流转的领导签字、并加盖部门章之后，和原文及办理结果一起立卷归档。发文要套红打印正文及附件和带有修改痕迹的底稿及附件。校内签报要打印报告或请示的正文及附件。
6.兼职档案员将本单位（部门）2019年度形成的所有应归档纸质文件材料收集齐全，包括：OA系统中的文件材料（含网上公文、上报材料、会议纪要、审批材料、政务信息等）、本单位（部门）形成的重要文件材料、外单位邮寄的文件材料等。纸质文件和电子文件“双套制”同步配套归档，优先收集OA系统导入档案管理系统的电子文件。
7.负责教学档案归档的兼职档案员请注意收集：本科生、研究生成绩单（应附有平均绩点和排名）、海上专业学生的论文成绩、双学位中第二学位的成绩单、各学院联合办学的校外部分成绩单、大学英语四六级（含小语种）成绩单、继续教育学院每个学生独立的成绩单（应与学生档案袋内成绩单保持一致）、研究生培养计划（含中英文对照课程）、毕业生验印名册、毕业生分配名册等文件材料的纸质版和电子版。
8.请注意收集本单位签订的各类合同、协议、备忘录等法律文书的原件，并与合同审批单一并归档。
9.请注意收集有保存价值的照片档案和实物档案，如：奖品奖状、印章、题词字画、纪念品和其它有重要保存价值的实物。
10.涉密文件、内部资料与非密文件分开收集、整理立卷，涉密文件必须由兼职档案员本人到档案馆的涉密计算机上进行著录。严禁涉密文件、内部资料与非密文件混淆整理立卷。归档中务必维护好归档文件材料的安全、完整，不要出现泄密、遗失、漏归、拒归等现象。
11.请兼职档案员在开展归档工作之前详细阅读《大连海事大学文件材料归档工作流程图》（见附件2），与专职档案员（见附件3）沟通之后再开展工作，以免走弯路。
二、归档时间安排
1.具体归档完成时间安排如下：
（1）受疫情影响，今年文书类档案的归档完成时间可比以往顺延两个月，即党群、行政、外事、教学、科研、基建、仪器设备与资产、产品与经营类的文书类档案以及出版类、财会类（含账簿凭证）顺延至7月暑假前移交实体档案和电子档案；
（2）照片类、实物类可以随时移交归档，最迟不超过7月暑假前移交实体档案和电子档案；
（3）科研项目、基建项目、教学研究生论文类顺延至11月30日前移交实体档案和电子档案。
2.兼职档案员现在即可开始归档文件材料的收集、整理、预立卷，并电话预约专职档案员进行审核纸质案卷，以免审核时间与其他人员冲突。
三、归档业务指导及培训安排
1.按照疫情防控要求，今年不再集中组织全校兼职档案员现场培训，主要以网络线上（如：微信、QQ、电子邮件）和电话指导归档为主。归档业务培训材料分别在“海大兰台人”微信群、“海大档案员”QQ群（群号：244742145）和档案馆网站“业务指导”栏目发布，网址：http://dag.dlmu.edu.cn（校外用户通过学校门户服务大厅—进入学校主页—进入档案馆网站）。具体业务问题直接咨询档案馆专职档案员。
2.请兼职档案员同时加入“海大兰台人”微信群（见附件4，二维码5月1日前有效，请尽快入群）和“海大档案员”QQ群，申请入群时请注明姓名、所属单位（部门）名称。微信群、QQ群是学校档案员进行归档业务交流的专用群，功能主要是发布归档业务资讯、资源共享、问题咨询、技术支持、成员交流等。
3.档案馆办公地址：东山校区文汇楼内（海事大学出版社书店旁边）。
四、归档工作其他有关事项
1.每年全校归档工作结束后，归档工作指导小组根据《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》评选“年度档案工作先进个人”和“年度档案工作先进集体”。
2.按照学校日常管理考核工作评价体系的要求，年终将对各单位（部门）兼职档案员能独立、较好完成预立卷；能按时完成纸质档案和电子条目的移交归档；获得“年度档案工作先进个人”或“年度档案工作先进集体”荣誉等方面情况给予加分。对未按时完成归档工作、案卷和著录质量较差的情况将适当给予减分。
3.请各单位（部门）重视今年的归档工作，安排好人员，协调好时间，相互配合和支持，将本部门工作中形成的文件材料齐全完整地保存，及时移交给本单位（部门）的兼职档案员集中统一归档。
图书与档案馆 党政办公室
2020年4月24日
附件：
1.大连海事大学2017—2020年聘期兼职档案员和归档工作分管领导一览表
2.大连海事大学文件材料归档工作流程图
3.大连海事大学2020年专职档案员归档业务分工一览表
4.“海大兰台人” 微信群二维码
温馨提示：“海大兰台人”二维码7天内（5月1日前）有效，请未入群的兼职档案员尽快扫码入群。若未及时扫码入群，群成员或加群主Lily微信号Lilyisafreegirl 邀请入群。入群后备注姓名+所属部门名称。
