各单位（部门）：

为了做好学校2019年文件材料归档工作，现将有关事宜通知如下：

一、各单位（部门）确定2017-2020聘期兼职档案员

1.为进一步明确归档责任和提高归档效率，便于一个立卷单位内归档文件材料的分类组卷，今年开始实行兼职档案员指标分配的方法。每个立卷单位分配若干个兼职档案员指标（见附件1，若有遗漏的单位请联系档案馆），负责各类别档案的归档工作。请各单位（部门）整合、分配好部门内的归档业务，参照指标分配表，由办公室主任（或行政秘书）负责填报2017-2020年聘期的兼职档案员（见附件2），于3月22日17点前将电子表格邮件发至郭丽萍邮箱：guoliping@dlmu.edu.cn（电话：6060）,并将归档任务通知兼职档案员本人。

二、归档工作要求

1.公文秘书于3月22日17点前到综合楼党政办公室机要科810室领取《收文清单》《公文核对单》和外来文件，双方核对、签字。

2.公文秘书进入OA系统，根据“谁承办，谁归档”的原则选取归档文件，在3月22日17点前完成点击“归档”按钮，将OA数据导入档案管理系统。系统目前没有逆归档功能，请仔细选取。

3.兼职档案员登录档案管理系统的“归档整理环节列表”，进行“兼职接收OA数据”，选取本人应归档的OA数据，并将本单位（部门）2018年OA系统外形成的应归档电子文件收集、上传至档案管理系统，进行条目著录，与OA数据一并整理立卷。

4.兼职档案员从OA系统打印出各类电子审批表单（如：收文处理单、发文稿纸、签报稿纸、合同审批单等），经本单位（部门）参与该文件网上流转的领导签字、并加盖部门章之后，和原文及办理结果一起立卷归档。发文要套红打印正文及附件和带有修改痕迹的底稿及附件。校内签报要打印报告或请示的正文及附件。

5.兼职档案员将本单位（部门）2018年度形成的所有应归档纸质文件材料收集齐全，包括：OA系统中的文件材料（含网上公文、上报材料、会议纪要、审批材料、政务信息等）、本单位（部门）形成的重要文件材料、外单位邮寄的文件材料等。纸质文件和电子文件“双套制”同步配套归档，优先收集OA系统导入档案管理系统的电子文件。

6.负责教学档案归档的兼职档案员请注意收集：本科生、研究生成绩单（应附有平均绩点和排名）、海上专业学生的论文成绩、双学位中第二学位的成绩单、各学院联合办学的校外部分成绩单、大学英语四六级（含小语种）成绩单、继续教育学院每个学生独立的成绩单（应与学生档案袋内成绩单保持一致）、研究生培养计划（含中英文对照课程）、毕业生验印名册等文件材料的纸质版和电子版。

7.请注意收集有保存价值的照片档案和实物档案（如：奖品奖状、印章、题词字画、纪念品和其它有重要保存价值的实物）。

8.涉密文件、内部资料与非密文件分开收集、整理立卷，涉密文件必须由兼职档案员本人到档案馆的涉密计算机上进行著录。严禁涉密文件、内部资料与非密文件混淆整理立卷。归档中务必维护好归档文件材料的安全、完整，不要出现泄密、遗失、漏归、拒归等现象。

9.请兼职档案员在开展归档工作之前详细阅读《大连海事大学文件材料归档工作流程图》（见附件3），与专职档案员沟通之后再开展工作，以免走弯路。

三、归档时间安排

1.归档完成时间安排如下：

（1）党群、行政、外事、教学、科研、基建、仪器设备与资产、211工程、产品与经营类的文书类档案以及出版类、财会类（含账簿凭证）一般在5月30日前移交实体档案和电子档案；

（2）照片类、实物类可以随时移交归档，最迟不超过5月30日移交实体档案和电子档案；

（3）科研项目、基建项目、教学研究生论文类一般在9月30日前移交实体档案和电子档案。

未按上述规定时间完成移交档案的，档案馆将发送《催档函》。函告后，有下列情况之一者，取消本人当年归档工作评优资格，同时取消本单位（部门）当年评优资格。

（1）截止到6月30日，各类档案中的文书类、出版类、财会类、照片类、实物类实体档案和电子档案仍未完成移交归档；

（2）截止到10月30日，科研项目类、基建项目类、教学研究生论文类实体档案和电子档案仍未完成移交归档。

2.兼职档案员现在即可开始归档文件材料的收集、整理、预立卷，并电话提前预约专职档案员进行审核纸质案卷，以免审核时间与其他人员冲突。

四、归档业务指导及培训安排

1.归档业务培训和集中答疑由各专职档案员自行安排时间组织。档案馆网址：http://dag.dlmu.edu.cn，网站“业务指导”栏目有归档业务指导材料。

2.请兼职档案员同时加入“海大兰台人”微信群（见附件4，已是成员则不必再扫）和“海大档案员” QQ群（群号：244742145）。这是档案员进行归档业务交流的专用群，用于发布归档业务资讯、资源共享、问题咨询、技术支持、成员交流等。申请入群时请注明姓名、所属单位（部门）名称。

3.档案馆办公地址：东山校区文汇楼内（海事大学出版社书店旁边）。

五、归档工作其他有关事项

1.每年全校归档工作结束后，归档工作指导小组根据《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》评选“年度档案工作先进个人”和“年度档案工作先进集体”。

2.按照学校日常管理考核工作评价体系的要求，年终将对各单位（部门）在归档工作中能按时填报、填全兼职档案员；OA系统办结的文件(作为承办部门和归档部门)在归档前能及时网上操作“归档”按钮，没有遗漏;能独立完成预立卷；能按时完成纸质档案和电子条目的移交归档；归档质量较好；获得“年度档案工作先进个人”或“年度档案工作先进集体”荣誉等方面情况给予加分、减分。

3.请各单位（部门）重视和安排好归档工作，相互配合和支持，将各自工作中形成的文件材料齐全完整地保存，及时移交给本单位（部门）的兼职档案员集中统一归档。

附件：

1.大连海事大学2017-2020年聘期立卷单位（部门）兼职档案员指标分配一览表；

2.大连海事大学2017-2020年聘期立卷单位（部门）兼职档案员和归档工作分管领导登记表；

3.大连海事大学文件材料归档工作流程图；

4.“海大兰台人”微信群二维码

档案馆 党政办公室

2019年3月15日

附件：

1.大连海事大学2017-2020年聘期立卷单位（部门）兼职档案员指标分配一览表.xls

2.大连海事大学2017-2020年聘期立卷单位（部门）兼职档案员和归档工作分管领导登记表.xls

3.大连海事大学文件材料归档流程图.pdf

4.略