各单位（部门）：

随着毕业季节的到来，本科生和研究生毕业生档案材料的归档工作即将开展，现就做好2018年毕业生档案材料归档工作和档案转递工作有关事宜通知如下。

一、学生档案的归档部门与归档材料

1.组织部、二级学院负责学生入党材料的归档工作；

2.研究生院、二级学院负责毕业生的学习成绩单、学位证书（副本）、《普通高校学校毕业生登记表》和《大连海事大学医院体格检查表》等材料的归档工作；

3.教务处、研究生院负责学生转专业、休（复）学、留（降）级、退学、考试违纪等材料的归档工作；

4.学生工作部、研究生院、学生就业指导中心、保卫处、团委、学生资助管理中心等部门负责学生奖励材料、处分材料、就业通知书（白联）等材料的归档工作。

5.其他相关归档材料。

二、在填写《毕业生就业协议书》中“档案转寄地址”一栏时须特别注意的事项

档案馆依据学生就业指导中心、研究生院提供的派遣方案进行档案转递。

为保证档案安全、准确、及时转递，当学生与用人单位签订就业协议时，请务必询问清楚派遣单位性质、是否有人事管理权限，咨询清楚“档案转寄地址”如何填写。《毕业生就业协议》中单位名称的填写要完整，不得使用简称；档案转寄地址的填写要详细规范。档案转寄地址格式：××省××市××区××路 ××号＋单位名称。并请写清档案收件人的姓名、联系电话、邮编等信息。

1.工作单位具有人事档案保管权限的（如县级以上的党、政、军机关，事业单位，国有企业），档案将寄至派遣单位。

2.工作单位没有人事档案保管权的（如民营、外资、合资、私人等性质的单位），档案将寄至派遣单位指定的档案代管单位（各地人力资源和社会保障局、人才服务中心或人事代理机构）。

三、考取研究生的学生档案的邮寄

对已经考取硕士、博士研究生的同学，并且已经收到录取院校发出的调档函，请通知学生务必于6月18日之前，持填写完整的调档函来学生档案管理办公室登记档案转递地址，以确保学生的档案及时转寄到录取院校。

四、档案自带相关事宜

原则上学生人事档案不准自带，如确需自带档案，必须同时满足以下四个条件：

1.用人单位的人事部门出具调档函；

2.调档函上要有“可以学生本人自带档案”字样；

3.调档单位必须与学生就业指导中心、研究生院提供的派遣单位相一致；

4.学生本人持身份证亲自办理，并提供身份证复印件。

五、档案去向的查询与落实

预计7月18日以后，学生可登陆我校档案馆网站（网址：http://dag.dlmu.edu.cn/）或学校办公自动化系统的办公通知、学生通知，查询档案转递时间、档案去向、邮寄单号等内容。虽然档案馆永久保存每一份档案的邮寄单据，但是邮局对EMS查询时间较短，超期无法查询签收人、签收时间等，请各单位通知学生要及时查询运单号，并到报到单位或托管档案的人才服务中心查询档案是否到达。若无快递单号，则代表学生的档案已由专人送至派遣单位（派遣到大连地区的学生）。

档案在寄出后大约需要一周到半个月的时间才能到达派遣单位，且各地人社局、人才服务中心将在毕业生档案转递期间收到大量档案，通常需要一至四个月才能全部整理入库完毕。在此期间，可能暂时无法查询档案到达情况，或答复档案还未收到，请耐心等待档案整理完成后再次查询。

六、档案材料的归档要求

1.各单位（部门）在归档学生材料时，需在归档材料右上角用铅笔注明学生学号，并将学生学号由小到大依次排好。

2.归档材料的内容一律使用黑色签字笔认真填写，字迹要清楚工整，不能使用复印件，未经批准不得更改任何信息；凡材料规定需有关部门审查盖章的，相关部门必须加盖公章。

3.归档材料交接时，移交方需填写《学生档案材料移交记录表》，大批材料需附明细。

4.请研究生院、二级学院将《普通高校学校毕业生登记表》和《大连海事大学医院体格检查表》于6月4日前送交学生档案管理办公室；将毕业生学习成绩单、学位证书（副本）等材料于7月4日前送交学生档案管理办公室。

5.学生档案管理办公室在综合楼0110室；咨询电话：84728360。

希望各单位（部门）在毕业生档案材料形成档案后及时归档，档案馆将依据本年度《大连海事大学海（陆）上专业毕业生就业计划》和“大连海事大学海（陆）上专业毕业生就业名单”于7月10日后开始装档并寄发档案。请各单位（部门）密切配合，以保证毕业生档案转递工作顺利完成。

档案馆

2018年5月22日