各单位（部门）：

为提前做好学校新老聘期交接期间的文件归档工作，学校于2017年1月12日发布了《关于开展学校2017年文件归档工作的通知》，启动了2017年文件材料的归档工作，组织各单位（部门）共113名兼职档案员积极做好各种载体、各类文件材料的归档工作。现将2017年归档工作的情况通报如下：

一、各类载体文件材料的归档情况

截至2017年10月30日，学校共完成2016年度工作形成的各类纸质文件材料归档5769卷（含照片25卷），实物档案20本（证书），分布情况是：

党群类：117卷（含特殊25卷）。

行政类：247卷。

外事类：51 卷。

教学类：2354卷。其中综合文书159卷，成绩单45卷，论文2127卷（含本科生优秀论文29卷），教材23卷。

科研类：199卷。其中综合文书26卷，项目173卷（含特殊1卷）。

基建类：123卷。其中综合文书22卷，项目101卷。

仪器设备与资产类：100卷。其中综合文书15卷（含特殊1卷），项目85卷。

产品与经营类：8卷（综合文书）。

出版类：202卷。其中报纸1 卷，期刊38卷，书稿 163卷。

财会类：2343卷。其中综合文书18卷（含特殊1卷），账簿 191卷，凭证2074卷（含附件167卷），工资、津贴60卷。

声像类：照片25卷（1125张）。

实物类：证书20本（奖品类）。

学校各单位（部门）通过OA系统导入或部门上传到档案管理系统的电子文件3152件。

学校各立卷单位2017年归档工作完成情况详见附件。

二、年度档案工作先进个人和先进集体

学校归档工作指导小组根据《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》第八条、第十条的规定，对兼职档案员的归档工作情况进行了综合考察，评选出18名年度档案工作先进个人；结合各立卷单位的归档案卷数量和质量、归档完成时间、各位兼职档案员的综合表现，评选出6个年度档案工作先进集体，现提出表扬：

（一）年度档案工作先进个人

党群、行政、外事档案类：

学校办公室：杨悦宾 李卓

人事处：张园园 李红姝

监察审计处：张楠

国际合作与交流处：张冬艳

航海学院：温萍

法学院：刘爱莉

数学系：贾珊中

物理系：梁文能

教学档案类：

研究生院：董黎明

教务处：杨久亮

专业学位教育学院：褚嘉妮

交通运输管理学院：高义

科研、基建、财会等档案类：

科学技术处：宫磊

基建处：王卓

规划与资产管理处：樊琨

财务处：赵阳

（二）年度档案工作先进集体

纪委办公室、监察审计处，人事处，国际合作与交流处，研究生院，法学院，交通运输装备与海洋工程学院

三、归档中存在的主要问题

（一）部分工作人员对学校纸质文件和电子文件“双套制”同步归档存在一些认识误区，有待纠正

这种认识误区主要有三种：第一种是把 “双套制”同步归档理解成重复归档，觉得浪费时间和精力，造成工作负担。表现在归档工作中就是部分工作人员不愿意将电子文件向本单位（部门）的兼职档案员移交归档，造成许多电子文件归档的缺失。第二种是认为 “双套制”同步归档是没有强制约束力的，可作为也可不作为。表现在归档工作中就是有些兼职档案员不按“双套制”同步归档，而是“二选一”单套制归档，要么归纸质文件，要么归电子文件。第三种是认为电子文件向档案馆移交归档存在安全隐患，不能归档。表现在归档工作中就是有些兼职档案员认为电子文件（非密）上传至档案管理系统，存在安全隐患会威胁电子文件信息的安全。

形成这三种认识误区的原因有：一是对电子文件的特点和“双套制”同步归档必要性的认识不深刻。二是缺乏对国家纸质文件和电子文件“双套制”同步归档的档案法律法规、标准规范的了解。三是夸大了电子档案管理存在的风险，又低估了学校防范风险的意识和维护信息系统、信息安全的能力。

（二）学校办公系统与档案管理系统在归档环节出现电子文件与其配套的相关表单匹配错乱问题。

从办公系统点击归档后，进入档案管理系统的电子文件出现发文、收文、签报的正文内容与其发文稿纸、收文处理单、签报稿纸、审核记录及意见等不能一一准确对应的问题。产生原因是学校办公系统与档案管理系统的对接出现技术问题，造成两个系统中间库的有些数据错误。匹配错乱的问题主要集中在文书档案党群类、行政类、外事类电子文件材料的归档，一度造成“网上审核”环节的中断。学校办公室和档案馆发现问题后，立即采取了措施。档案馆筛选出697条匹配错乱的电子文件目录，学校办公室协调办公系统软件供应商修正了中间数据库的错误数据。已经进入档案管理系统的错误数据，由档案馆在后台解决，确保档案管理系统内电子档案的完整、准确。

（三）有些单位（部门）的归档文件材料不符合归档要求，归档文件质量有待提高

主要表现在：一是归档文件材料收集不齐全、不完整，尤其是对附件、办理结果文件材料的收集不全。二是卷内文件材料排序不正确。三是复制件替代原件归档。四是归档文件材料要素不全，缺少成文或办理日期、责任者、印章和相关人员署名。五是归档文件材料用废纸打印或托裱，不做区分导致废纸编页号成为了档案。六是部分兼职档案员对本单位（部门）收集的文件材料未做检查和鉴定，在预立卷时出现重复归档、页面颠倒、密件与非密件未做区分处理等问题。

（四）部分兼职档案员对档案管理系统操作不熟练，网上著录错误多，系统操作技能有待提高

部分兼职档案员未将办公系统的数据导入到档案管理系统，而用手动著录的条目替代了原生电子文件的条目。网上著录错误多，其中错误率最高的4个著录项目依次是“责任者”“文件字号”“成文日期”“起止日期”。有的遗漏著录，比如：只著录请示、转发文、办理结果，不著录批复、被转发文、来文。还有的著录论文时写错文件标题、学生姓名等。

四、下一步需要改进的工作

（一）加强档案法规标准的宣传和培训,持续推进学校纸质文件和电子文件“双套制”同步归档

国家在《高等学校档案管理办法》《电子公文归档管理暂行办法》等多部档案法规标准中明文规定了纸质文件和电子文件“双套制”同步归档的要求。学校将根据要求，切实履行职责，一是将上述档案法规标准的条文内容纳入到2018年的归档工作培训中；二是结合档案宣传工作，开展档案法规标准的宣传和教育活动，增强全校师生的档案法律和规范意识。

（二）严格审核电子文件配套的准确性，加强工作交流和信息反馈

专职档案员要严格审核办公系统导入档案管理系统的数据，确保电子文件与其配套的相关表单一一准确对应。在数据出现对应错乱时，立即汇报，反馈信息，查明原因，及时解决。

（三）严格审核归档纸质文件材料的质量，确保进馆档案符合归档要求

专职档案员要根据纸质案卷的整理质量要求，严格审核归档纸质文件材料的质量，对纸质文件和案卷存在的问题或整理欠规范的地方，根据系统权限当即更正，或记录问题后退回给兼职档案员自行更正，及时复查。

（四）加强档案管理系统操作技能培训，严格审核网上著录的质量

鉴于学校2018年兼职档案员变动大的情况，为顺利开展学校2018年归档工作，帮助新任兼职档案员尽快适应归档工作，学校将提前做好2018年的归档培训准备工作，继续举办兼职档案员归档业务培训班。

学校的每位教职员工在工作中都会形成各类文件材料，其中办理完毕、有保存价值的文件材料在归档时即转化成了“档案”。每位教职员工都应有档案意识，本着为本单位（部门）工作和为学校历史负责的态度，将各自工作中形成的文件材料齐全完整地保存，并移交给本单位（部门）兼职档案员及时归档。同时，希望全校兼职档案员向受表彰的兼职档案员看齐学习，努力钻研归档业务，为学校档案工作做出积极贡献。

大连海事大学

2017年11月7日