各单位（部门）：

2016年3月，学校发布了《关于做好全校2016年归档工作的通知》，随后开展档案管理系统操作培训，组织各单位（部门）共113名兼职档案员开展了关于2015年度形成的各种载体、各类文件材料的归档工作。现将具体情况通报如下：

一、2015年度形成的各类载体文件材料的归档情况

截止到2016年10月30日，全校共完成2015年度工作形成的各类纸质文件材料归档5775卷（含照片26卷），光盘3个，实物档案45件（含印章40枚、奖牌3个、证书12本），各类分布情况是：

党群类：101卷（含特殊29卷）。

行政类：314卷。

外事类：43卷。

教学类：2315卷。其中综合文书145卷，成绩单53卷，论文2093卷（含本科生优秀论文23卷、特殊3卷），教材24卷。

科研类：191卷。其中综合文书23卷（含特殊1卷），项目168卷（含特殊24 卷）。

基建类：381卷。其中综合文书18卷，项目363卷。

仪器设备与资产类：27卷。其中综合文书13卷，项目14卷。

产品与经营类：13卷（综合文书）。

出版类：178卷。其中报纸1 卷，期刊39 卷，书稿 138卷。

财会类：2186 卷。其中综合文书20 卷（含特殊1 卷），账簿 230卷（含预算下达41卷），凭证1866卷（含附件101卷），工资、津贴60卷，票据10卷。

声像类：照片26卷（1296张），光盘3个。

实物类：印章40枚（印章类），奖牌3个（奖品类），证书12本（奖品类）。

学校各单位（部门）通过OA系统导入或部门上传到档案管理系统的电子文件2625件。

二、各立卷单位2016年归档工作完成情况

学校各单位（部门）在归档工作中较好地执行了立卷制度，立卷单位基本覆盖了全校各单位（部门），具体归档情况如下：

学校办公室：73卷。其中党群类45卷（含特殊25卷），行政类26卷，出版类2卷。

纪委办公室：4卷（党群类，含特殊1卷）。

监察审计处：151卷（行政类）。

党委组织部：13卷（党群类，含特殊1卷）。

党委宣传统战部：24卷。其中党群类13卷（含特殊1卷），出版类1卷，照片类10卷（989张）。

党委学生工作部学生处：19卷。其中党群类10卷，行政类1卷，教学类教学文书8卷。

武装部保卫处：4卷（行政类）。

人事处：67卷。其中行政类60卷，外事类7卷。

教务处：49卷（教学类教学文书）。

科学技术处：188卷，其中综合文书20卷（含特殊1卷），项目168卷（含特殊24卷）。另有证书12本。

研究生院：60卷（教学类教学文书）。另有奖牌3个。

质量管理处：8卷。其中行政类6卷，教学类教学文书2卷。

学生就业指导中心：8卷（教学类教学文书）。

规划与资产管理处：29卷。其中行政类2卷，设备与资产类综合文书13卷，设备与资产类项目14卷。

国际合作与交流处：36卷（外事类）。

财务处：1577卷。其中财会类综合文书20卷（含特殊1卷），账簿97卷（含预算下达41卷），凭证1400卷（含附件101卷），工资、津贴60卷。

信息处：3卷（行政类，含特殊1卷）。

基建处：381卷，其中综合文书18卷，项目363卷。另有光盘2个。

离退休工作处：1卷（党群类）。

校友事物与合作处：3卷（行政类）。

工会：7卷（党群类）。

团委：7卷（党群类）。

投资管理公司：19卷，其中产品与经营类综合文书9卷,财会类账簿5卷，财会类凭证5卷。另有印章40枚。

航海学院：199卷。其中行政类7卷，成绩单8卷，论文184卷。

轮机工程学院：172卷。其中行政类4卷，成绩单11卷，论文157卷。

信息科学技术学院：311卷。其中行政类3卷，成绩单11卷，论文297卷（含特殊1卷）。

交通运输管理学院：500卷。其中行政类7卷，成绩单10卷，论文483卷。

环境科学与工程学院：73卷。其中行政类2卷，成绩单2卷，论文69卷（含特殊2卷）。

交通运输装备与海洋工程学院：146卷。其中行政类6卷，成绩单4卷，论文136卷。

法学院：268卷。其中行政类11卷，成绩单3卷，论文249卷，科研类综合文书1卷，出版类4卷（国际海事法律研究中心）。

外国语学院：110卷。其中行政类2卷，成绩单1卷，论文107卷。

公共管理与人文学院：38卷。其中行政类1卷，成绩单1卷，论文36卷。

马克思主义学院：32卷。其中行政类1卷，论文31卷。

数学系：27卷。其中行政类3卷，成绩单1卷，论文23卷。

物理系：20卷。其中行政类3卷，成绩单1卷，论文16卷。

体育工作部：1卷（行政类）。

继续教育学院：6卷（教学类综合文书）。

专业学位教育学院：316卷（教学类）。其中综合文书11卷，论文305卷。

航海训练与研究中心：1卷（行政类）。

航运发展研究院：9卷。其中科研类综合文书2卷（航运发展研究院1卷，航海教育研究所1卷），教学类综合文书1卷（国际海事公约研究中心），出版类6卷（航运发展研究院）。

船舶导航系统国家工程研究中心：3卷（产品与经营类综合文书）。

图书馆：1卷（行政类）。

档案馆：18卷，其中行政类2卷，照片类16卷（307张）。另有光盘1个。

期刊社：28卷。其中行政类1卷，出版类27卷。

教学设施管理中心：1卷（行政类）。

出版社：234卷。其中教学类教材24卷，出版类书稿138卷，财会类账簿3卷，财会类凭证69卷。

大连育才船务公司：17卷。其中产品与经营类综合文书1卷，财会类账簿4卷，财会类凭证12卷。

科技开发总公司：49卷。其中财会类账簿18卷，财会类凭证31卷。

后勤服务（集团）公司：202卷。其中行政类2卷，财会类账簿20卷，财会类凭证170卷，票据10卷。

学校其它二级财会类：262卷。其中账簿83卷、凭证179卷。

三、年度档案工作先进个人和先进集体

学校归档工作指导小组根据《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》第八条、第十条的规定，对兼职档案员的归档工作情况进行了综合考察，评选出19名年度档案工作先进个人；结合各立卷单位的归档案卷数量和质量、归档完成时间、各位兼职档案员的综合表现，评选出6个年度档案工作先进集体，具体如下：

（一）年度档案工作先进个人

党群、行政、外事档案类：

学校办公室：李卓 于洋

人事处：张园园

监察审计处：张楠

国际合作与交流处：张冬艳

航海学院：温萍

公共管理与人文学院：康亦平

教学档案类：

研究生院：董黎明

信息科学技术学院：彭爽 肖琳

法学院：刘爱莉

马克思主义学院：王云芝

科研、基建、财会等档案类：

科学技术处：宫磊 金鑫 马爱军

基建处：左右

规划与资产管理处：朱巧英

财务处：赵阳

法学院：沙晓岑

（二）年度档案工作先进集体

人事处、财务处、教务处、规划与资产管理处、法学院、数学系

四、归档中存在的主要问题和下一步改进的工作

（一）存在的主要问题

1. 有些单位（部门）的归档文件材料在“质”和“量”上有待提高。有些单位（部门）开展过一些重要工作，但没有形成原始记录（如召开会议没有会议记录），或记录不全（有的文件只记录了有关工作的内容但没有责任者、成文日期，或文件办完却没有注明办理情况等）。有些单位（部门）在制发、办理、积累文件材料时不够严谨、规范，形成了不少要素不全（如没有责任者、成文日期、办理日期，附件不齐全）、格式和用印不规范的文件（如左侧页边距狭窄影响装订，缺印章、错盖印章、印模不清晰）。极个别单位（部门）的人员不能够积极配合兼职档案员归档，不能按时把归档文件材料收集移交给兼职档案员，有的甚至拒绝归档，将应归档的文件材料据为己有。没有形成原始记录、记录不全、文书处理不规范、拒绝归档，直接影响到本单位（部门）归档文件材料的“质”和“量”。

2.部分兼职档案员对归档流程不清楚、归档要求不熟悉、档案管理系统操作不熟练，归档业务技能有待提高。一是个别单位（部门）临时变更兼职档案员且未向档案馆报备，让毫无归档知识和经验的人员匆匆接手了归档工作。他们不熟悉归档流程，在归档文件材料没有事先送交档案馆审核前，先行编页号和著录，颠倒了归档流程，走了许多弯路。二是有些兼职档案员没有按照归档通知的要求进行预立卷，也没有先将数据从OA系统中导入到档案管理系统，而是手动著录文件，人为造成了电子文件的缺失；三是有些公文秘书或兼职档案员不能正确判定某份文件的归档单位和归档责任人，导致OA系统数据的错归、漏归，相互推诿归档责任；四是部分兼职档案员网上著录时出错率高，比如出现多份文件合并或遗漏著录，著录论文时写错文件标题、学生姓名。

3.有些兼职档案员的时间观念和工作责任感有待增强。个别兼职档案员没有归档时间观念，没有按照学校规定的归档时间向档案馆移交归档，不仅影响了学校正常的归档秩序，而且影响了档案馆后续的装订、排架、编制检索工具、统计、提供利用等工作，造成全校归档工作的延迟。有些兼职档案员缺乏工作责任感，一方面归档工作启动晚，进度慢，过程反复，工作不够扎实严谨，需要专职档案员推着走、盯着干；另一方面过分依赖学生开展归档工作，但自身的业务指导和监督工作却没跟上或不到位，归档质量难以保证。

4.电子文件配套率不高，归档有待规范。电子文件归档存在的问题有：平时不注重电子文件的收集和保存，导致归档时找不到、找不全、找错版本了；上传电子文件前没有将文件名称改成与文件标题一致；把使用手机或相机拍摄的不符合归档要求的图像文件上传至档案管理系统；上传的电子文件图像颠倒等。

（二）下一步改进的工作

针对以上问题，档案馆将做好以下几个方面的工作：

1.加强工作交流和信息反馈，严格审核归档文件材料的质量。档案馆专职档案员要加强与各单位（部门）归档工作分管领导和兼职档案员的工作交流，及时掌握人员动态，临时变更人员时督促重新填表报备，共同推进归档工作进度。专职档案员要严格审核归档的纸质案卷、网上著录条目和电子档案的质量，及时记录问题，向归档文件材料存在突出问题的单位（部门）进行信息反馈，提出改进建议。

2.加强归档业务培训和指导，提高兼（专）职档案员的归档工作技能。档案馆继续举办兼职档案员归档业务培训班，重点培训归档流程、归档要求、档案管理系统操作、判定OA系统中某份文件的归档单位和归档责任人、从OA系统中接收和导入数据到档案管理系统、网上著录规范、电子文件归档。档案馆开展归档工作总结与经验交流、不定期业务学习活动。

3.对不能在学校规定时间内完成移交归档的兼职档案员，档案馆根据《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》第十条规定，取消本人当年评优资格，同时取消本人所在单位（部门）当年评优资格。

4.完善档案工作制度和规范，严格按制度和规范指导、监督、检查归档工作。档案馆将进一步完善各项档案工作制度和规范，在归档工作中加强制度和规范的宣传教育和监督落实。

5.加强档案宣传和教育，提高全校师生的档案意识。档案馆通过学校网站、档案馆网站、档案宣传海报、工作交流等多种途径，加强学校档案和档案工作的宣传教育，提高全校师生存档、用档、护档的意识。

学校各单位（部门）文件材料的及时归档，是学校档案信息资源可持续积累的重要来源，是学校各项工作正常开展的重要条件，是学校百余年历史传承的重要保证。希望各单位（部门）能一如既往地对学校的归档工作给予大力支持和配合，使学校的档案资料更加全面、完善，使用效率更高。

大连海事大学

2016年11月9日