各单位（部门）：

鉴于学校办公系统、档案系统均按人员进行文件流转及归档，为提前做好学校新老聘期交接期间的文件归档工作，学校决定于1月12日起启动2017年文件材料的归档工作，现将相关事宜通知如下：

一、归档工作要求

1. 兼职档案员将本部门2016年度形成的所有需归档的文件材料收集、整理齐全，包括OA系统中的文件材料、本部门形成的重要资料、外单位邮寄材料等。

2. 请各单位（部门）公文秘书于1月13日前到学校办公室机要科领取收文清单及文件。

3. 收文归档需要各单位兼职档案员将网上电子审批单打印加盖归档单位公章，并由本单位（部门）相关负责人（参与网上文件流转签批者）签字后，与纸质原件一并归档。发文归档包括三部分：套红打印的正式文件及附件、签章完备的审批单和有修改痕迹的底稿。签报归档包括签章完备的审批单、报告原文及附件。

4. 各单位兼职档案员注意加强电子文件的收集、整理、上传。需将本单位（部门）形成的（非OA系统中）电子文件上传至档案管理系统，进行条目著录，一并整理组卷。加强电子文件归档管理，提高电子文件和纸质文件配套率。

5. 密级文件需与非密文件区分归档。归档的涉密文件材料（含内部资料）须由兼职档案员本人到档案馆的涉密计算机上进行著录、立卷，完成归档。

6. 请各单位（部门）重视归档工作，依据《中华人民共和国档案法》以及《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》《大连海事大学实物档案管理办法》等规定，切实维护学校档案资料的安全和完整，不要出现归档文件泄密、遗失、漏归、拒归现象。

7. 如有兼职档案员发生变化的部门（单位），请部门统一填报《大连海事大学各单位（部门）档案工作分管领导和兼职档案员登记表（2017年）》（见附件1），于2017年1月17日前将电子版登记表发送至档案馆郭丽萍校内消息。

二、归档时间安排

1. 请各单位（部门）公文秘书于1月13日前对OA系统中已办结的各类2016年网上公文点击“归档”按钮，点击后数据将自动导入档案管理系统。兼职档案员到档案管理系统的“归档整理环节列表”中进行“兼职接收OA数据”操作。

2. 3月10前，完成本单位所有纸质材料的收集、整理、预立卷工作；

3. 3月13日开始，档案馆专职档案员对案卷进行审核。

4. 5月1日前，各立卷部门分管档案工作领导完成归档案卷的网上审核、审批。

5. 5月30日前，兼职档案员打印相关报表，向专职档案员移交实体档案和电子档案。

6. 6月30日前，专职档案员对归档的纸质案卷和电子档案进行最后核查，打印档号，粘贴案卷脊背和封面标签，装订装盒，入库排架，分类统计，编制检索工具，提供利用。

三、归档指导及培训安排

由于现任兼职档案员在聘期内均已进行归档培训，因此2017年不再组织统一的培训。各兼职档案员如有疑问，请随时与档案馆联系。专职档案员工作分工及联系方式见档案馆联系方式（附件2）。也可通过档案员交流QQ群（群号为244742145）进行交流。档案馆网站“业务指导”栏目中也有具体的归档操作指导，网址为http://dag.dlmu.edu.cn。

希望各单位公文秘书、兼职档案员能够积极配合，做好准备工作，并尽快保质保量地完成归档工作。

附件：1.大连海事大学各单位（部门）档案工作分管领导和兼职档案员登记表（2017年）

2.档案馆联系方式

档案馆 学校办公室

2017年1月12日

附件：1.大连海事大学立卷单位（部门）档案归档工作分管领导和兼职档案员登记表（2017年）

2.档案馆联系方式