各单位（部门）：

为了做好学校2015年形成的各种文件材料的归档工作，现就有关事宜通知如下：

1．请各立卷单位（部门）兼职档案员将本部门所有需归档的文件材料收集整理齐全，包括OA中的文件材料、本部门形成的重要资料、外单位邮寄材料等。注意将本单位OA中待归档的电子文件，主要包含上报材料、网上公文（收文、发文、签报）、会议纪要、审批材料、政务信息等按照归档要求，将文件打印、签字、盖章，做好归档准备。如有密级文件要注意保管，与非密文件区分。

2．待归档的网上公文包括收文、发文、签报三类。请各单位兼职档案员到学校办公室领取收文清单及外来文件，将网上电子审批单打印加盖归档单位公章，并由本单位（部门）相关负责人（参与网上文件流转签批者）签字后，与纸质原件一并归档。发文归档包括三部分：套红打印的正式文件、签章完备的审批单和有修改痕迹的底稿。签报归档包括签章完备的审批单、报告原文及附件。

3．请各单位公文秘书尽快在OA系统点击“归档”按钮，才能将数据从OA系统导入档案管理系统。兼职档案员到档案管理系统的“归档整理环节列表”中进行“兼职接收OA数据”，同时还应将本单位（部门）形成的（非OA系统中）电子文件上传至档案管理系统，进行条目著录，一并整理组卷。

4．请各单位兼职档案员加强电子文件归档管理。2015年学校各单位（部门）通过OA系统导入或部门上传到档案管理系统的电子文件3127件。电子文件和纸质文件配套率还有待提高。请各单位注意加强电子文件的收集、整理、上传。

2015年电子文件归档中发现的主要问题有：电子文件命名不规范现象，请注意上传电子文件前一定将文件名改成和文件标题一致；电子原文与纸质文件内容不完全一致（如纸质文件是正本，配套的电子文件却是草稿），红头文件只有底稿没有正本，重复上传电子文件等，上传电子文件前请注意核对其内容，保证准确性；电子文件配套率不高，有电子文件尽可能上传到系统；上传的电子文件图像颠倒，如果上传的文件是图片形式，请查看图像是否颠倒；电子文件经修改后重新上传，请及时删除原上传的电子文件。请各位兼职档案员在今年归档过程中规范操作，提高质量，为日后查阅利用提供便利。

5．归档时间安排

全校各类档案归档工作现已全面展开，由于归档时间集中，工作量较大，近几年学校每年归档案卷均在6000卷以上，请各单位（部门）密切配合，在规定时间内完成归档。

党群、行政、外事、教学、科研、基建、仪器设备与资产、211工程、产品与经营类的文书类档案以及出版类、财会类（含账簿凭证）一般在5月30日前移交实体档案和电子档案；照片类、实物类可以随时移交归档，最迟不超过5月30日移交实体档案和电子档案；科研项目、基建项目、教学研究生论文类一般在9月30日前移交实体档案和电子档案。

未按上述规定时间完成移交档案的，档案馆将向兼职档案员及其所在单位（部门）的归档工作分管领导发送催档函。函告后，有下列情况之一者，取消当年兼职档案员评优资格：截止到6月30日，各类档案中的文书类、出版类、财会类、照片类、实物类实体档案和电子档案仍未完成移交归档；截止到10月30日，科研项目类、基建项目类、教学研究生论文类实体档案和电子档案仍未完成移交归档。

6．档案馆专职档案员情况

由于归档单位较多，档案馆每个专职档案员时间排得较紧，请各单位（部门）兼职档案员提前与档案馆联系预约，避免时间冲突。档案馆专职档案员联系电话如下：

党群、行政、外事类档案（不含涉密档案） 郭丽萍 6060

教学类档案（不含教材） 王玉英 4136

科研、基建、财会文书、211工程、仪器设备与资产类档案 桑国东 6161

财会类账簿凭证、教学类教材、产品与经营、出版类档案 海百艳 5575

声像、实物类档案 林鼎酒 9551

党群、行政、外事类档案中的涉密档案 付 玲 6262

7．各单位统一填写《大连海事大学各单位（部门）档案工作分管领导和兼职档案员登记表（2016年）》（见附件），于2016年3月31日前将电子版登记表发送至档案馆郭丽萍校内消息。

8．归档的涉密文件材料（含内部资料）须由兼职档案员本人到档案馆的涉密计算机上进行著录、立卷，完成归档。

9．请各单位（部门）领导重视本部门归档工作，依据《中华人民共和国档案法》、《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》和《大连海事大学实物档案管理办法》等规定，切实维护学校档案资料的安全和完整，不要出现归档文件遗失、漏归现象。

10．归档指导及培训安排

基于聘期内兼职档案员队伍变化不大的情况，档案馆定于2016年3月24日（周四）下午向兼职档案员开放，集中答疑和现场演示，对系统操作或归档业务不熟悉以及新的兼职档案员可到档案馆找对应的专职档案员或系统操作员李寒冰进行咨询。

档案馆新网站已投入使用，网址为http://dag.dlmu.edu.cn，网站中“业务指导”栏目中有具体的归档操作指导，各位兼职档案员可自行查阅。

未加入海大档案员交流群（244742145）的兼职档案员，请尽快加入群，以便进行业务交流，接收归档信息。

各单位在归档工作中如有疑问，可以电话及时与档案馆专职档案员联系，随时进行归档指导；如对档案管理系统操作有疑问，也可向系统管理员李寒冰咨询，联系电话9551。

附件：大连海事大学立卷单位（部门）档案归档工作分管领导和兼职档案员登记表

档案馆

2016年3月16日