各单位（部门）：

2015年3月，学校印发了《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》和《大连海事大学实物档案管理办法》，为学校文件材料的归档工作及加强实物档案的管理提供了制度保障。档案馆依据以上文件，开展了档案管理系统操作培训，组织各单位（部门）共114名兼职档案员，推进了关于2014年度形成的各种载体、各类文件材料的归档工作。现将2015年学校归档工作的具体情况通报如下：

一、2014年度形成的各类载体文件材料的归档情况

截止到2015年10月30日，全校共完成2014年度工作形成的各类纸质文件材料归档5682卷，各类分布情况是：

党群类：91卷（含特殊22卷）。

行政类：316卷。

外事类：42卷。

教学类：1904卷。其中综合文书143卷，成绩单55卷，论文1670卷（含本科生优秀论文26卷），教材36卷。

科研类：118卷。其中综合文书46卷（含特殊1卷），项目72卷（含特殊8卷）。

基建类：456卷。其中综合文书24卷，项目432卷。

仪器设备与资产类：74卷。其中综合文书17卷（含特殊1卷），项目57卷。

211工程类：6卷（211工程项目类）。

产品与经营类：9卷（综合文书）。

出版类：220卷。其中报纸1卷，期刊39卷，书稿180卷。

财会类：2423卷。其中综合文书21卷（含特殊1卷），账簿259卷，凭证1969 卷，工资、津贴60卷，附件114卷（含二级财务）。

声像类：照片档案23卷（798 张）。

学校各单位（部门）通过OA系统导入或部门上传到档案管理系统的电子文件3127件。

二、各立卷单位2015年归档工作完成情况

《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》第二条规定学校实行文件材料形成部门立卷的制度。学校立卷单位基本覆盖了全校各单位（部门），具体归档情况如下：

学校办公室：58卷。其中党群类33卷（含特殊18卷），行政类23卷，出版类2卷。

纪委办公室：6卷（党群类，含特殊1卷）。

监察审计处：166卷(行政类)。

党委组织部：19卷（党群类，含特殊1卷）。

党委宣传统战部：17卷。其中党群类9卷（含特殊1卷），出版类1卷，照片类7卷（610张）。

党委学生工作部学生处：16卷。其中党群类6卷，行政类3卷，教学类7卷。

武装部保卫处：5卷。其中行政类4卷，党群类1卷（特殊）。

人事处：58卷。其中行政类49卷，外事类9卷。

教务处：41卷(教学类)。

科学技术处：114卷。其中综合文书42卷（含特殊1卷），项目72卷（含特殊8卷）。

研究生院：65卷（教学类）。

质量管理处：11卷。其中行政类10卷，教学类1卷。

学生就业指导中心：7卷（教学类）。

规划与资产管理处：81卷。其中行政类1卷，设备与资产类综合文书17卷（含特殊1卷），设备与资产类项目57卷，211工程项目6卷。

国际合作与交流处：33卷（外事类）。

财务处：1578卷。其中财会类综合文书21卷（含特殊1卷），账簿73卷，凭证1318卷，工资、津贴60卷，附件106卷。

信息处：4卷（行政类）。

基建处：456卷（综合文书）。其中综合文书24卷，项目432卷。

离退休工作处：1卷（党群类）。

校友事物与合作处：3卷（行政类）。

工会：6卷（党群类）。

团委：10卷（党群类）。

投资管理公司：16卷。其中产品与经营类综合文书6卷,财会类账簿5卷，财会类凭证5卷。

航海学院：182卷。其中行政类5卷，教学类综合文书4卷，成绩单7卷，论文166卷。

轮机工程学院：145卷。其中行政类3卷，成绩单12卷，论文130卷。

信息科学技术学院：240卷。其中行政类5卷，成绩单11卷，论文224卷。

交通运输管理学院：336卷。其中行政类7卷，成绩单10卷，论文319卷。

环境科学与工程学院：41卷。其中行政类2卷，成绩单2卷，论文37卷。

交通运输装备与海洋工程学院：62卷。其中行政类3卷，成绩单4卷，论文55卷。

法学院：308卷。其中行政类8卷，成绩单3卷，论文292卷，科研类综合文书1卷，出版类4卷（国际海事法律研究中心）。

外国语学院：95卷。其中行政类3卷，成绩单2卷，论文90卷。

公共管理与人文学院：34卷。其中行政类1卷，成绩单2卷，论文31卷。

马克思主义学院：28卷。其中行政类1卷，论文27卷。

数学系：4卷。其中行政类2卷，成绩单1卷，论文1卷。

物理系：5卷。其中行政类3卷，成绩单1卷，论文1卷。

体育工作部：1卷（行政类）。

继续教育学院：11卷。其中教学类综合文书6卷，财会类账簿4卷，财会类凭证1卷。

专业学位教育学院：308卷（教学类）。其中综合文书11卷，论文297卷。

航海训练与研究中心：1卷（行政类）。

航运发展研究院：10卷。其中科研类综合文书3卷（航运发展研究院1卷，国际海事公约研究中心1卷，航海教育研究所1卷），教学类综合文书1卷（国际海事公约研究中心），出版类6卷（航运发展研究院）。

船舶导航系统国家工程研究中心：2卷（产品与经营类综合文书）。

图书馆：1卷（行政类）。

档案馆：3卷（行政类）。

期刊社：28卷。其中行政类1卷，出版类27卷。

教学设施管理中心：1卷（行政类）。

出版社：308卷。其中教学类教材36卷，出版类书稿180卷，财会类账簿2卷，财会类凭证90卷。

大连育才船务公司：17卷。其中产品与经营类综合文书1卷，财会类账簿4卷，财会类凭证12卷。

科技开发总公司：51卷。其中财会类账簿19卷，财会类凭证32卷。

后勤服务集团：227卷。其中行政类2卷，财会类账簿26卷，财会类凭证191卷，附件8卷。

学校其它二级财会类账簿凭证:446卷。

征集毕业生合影照片：16卷（188张）。

三、年度档案工作先进个人和先进集体

多数立卷单位重视并积极开展归档工作，在学校规定的归档时间内完成了文件材料的归档和移交工作。归档工作指导小组根据《大连海事大学文件材料归档工作管理办法》第八条、第十条的规定，对兼职档案员的归档工作情况进行了综合考察，评选出21名年度档案工作先进个人；结合各立卷单位的归档案卷数量和质量、归档完成时间、各位兼职档案员的综合表现，评选出5个年度档案工作先进集体，现提出表扬：

（一）年度档案工作先进个人

党群、行政、外事档案类：

学校办公室：李卓 杨悦宾

党委组织部：王晓娜

人事处：宋芳 李红姝

监察审计处：张楠

国际合作与交流处：张冬艳

交通运输与管理学院：李苏琪

物理系：梁文能

教学档案类：

教务处：杨久亮

研究生院：董黎明

学生就业指导中心：张淼

航海学院：鞠岩

轮机工程学院：张丹

交通运输装备与海洋工程学院：李玉华

科研、基建、财会等档案类：

科学技术处：宫磊 金鑫

基建处：左右

规划与资产管理处：樊琨

财务处：赵阳

大连育才船务公司：李佳

（二）年度档案工作先进集体

学校办公室、人事处、财务处、法学院、交通运输装备与海洋工程学院

四、归档中存在的主要问题和需要改进的工作

（一）存在的主要问题

1.文件材料的形成、办理、使用、积累等业务环节缺乏规范，导致许多归档文件材料的质量不符合归档要求，给归档工作带来很多困难。这些不规范之处主要表现在：

（1）部分文件的用印缺乏规范，如错盖印章、交叉盖章、盖倒章、在空白处盖印章、缺印章、在装订线处盖印章、印油太少而印模模糊不清、印油过多而洇透文件等；

（2）有些文件的书写材料缺乏规范，如使用蓝色圆珠笔、蓝色钢笔、彩色水笔和铅笔书写，使用废纸打印或托裱需要归档的文件；

（3）报送重要文件时，没有为学校留存一份归档；

（4）有些文件的要素不齐全，如签署不完备，缺少落款单位、成文日期和附件。

（5）缺失原件、依据性文件和电子原文，装订线留置不足，使用透明胶带粘贴文件等。

存在上述问题的文件材料不符合档案永久保管的要求。为了满足归档要求，专（兼）职档案员归档前要做大量的纠错和补漏工作，如找人补全文件、更正错误、补盖印章和大批量托裱文件。

2.有些兼职档案员的责任感和时间观念有待增强，归档业务技能有待提高。有些兼职档案员过分依赖学生开展归档工作，但自身的业务指导和监督工作却没跟上或不到位。少数兼职档案员没有归档时间观念，不能按照学校规定的归档时间向档案馆移交归档。部分兼职档案员对学校的归档流程不清楚、归档要求不熟悉、档案管理系统操作不熟练，开展工作时错误率比较高。

3.电子文件归档有待规范。纸质文件材料需要归档已是共识，但电子文件也需要同步归档的知识还未普及。跟以往只需收集和整理纸质文件相比，收集和上传电子文件显然是增加了工作量和工作难度，这对大家都是一个新的考验。目前电子文件归档存在的问题主要有：电子文件命名不规范；电子原文与纸质文件内容不完全一致（如纸质文件是正本，配套的电子文件却是草稿）；电子文件配套率不高；上传的电子文件倒序，导致阅读不便；红头文件只有底稿没有正本；重复上传电子文件；电子文件经修改后重新上传，但未及时删除原上传的电子文件。随着档案管理系统功能的完善和电子文件数量的增加，电子文件的归档将成为一种常态，并且需要进一步规范。

（二）需要改进的工作

针对以上问题，档案馆将做好以下几个方面的工作：

1.加强沟通和工作交流，争取从源头上和在过程中控制归档文件材料的质量。档案馆将归档文件材料存在的问题进行汇总，提出相应的改进建议，及时反馈给各单位（部门），帮助发现文件管理中不规范的地方。

2.加强培训，提高兼职档案员的档案意识和归档工作技能。档案馆继续举办归档业务培训班，制作培训材料，供兼职档案员使用。

3.加强学习和交流，提升专职档案员的归档业务指导水平。专职档案员不仅要强化对档案业务知识、档案管理系统操作和归档业务指导技巧的学习，而且要加强内部成员和校际档案同仁的交流，发现共性问题，找出原因和解决对策。

4.健全制度，严格按制度规范归档工作。根据学校提出的全面推进依法治校的要求，档案馆也要增强依法治档的能力，严格执行学校档案工作的各项制度。一是根据归档工作存在的问题，有针对性地制定若干个简明易懂、容易执行的业务规范；二是要加强研究能够有效执行现有档案管理制度的具体措施；三是加强学校档案工作制度的宣传。

5.加强宣传，提高全校师生员工的档案意识。积极配合学校各部门开展档案利用工作，在国际档案日、学校开展重大活动、领导或档案同仁来馆走访调研等重要时机，通过学校网站、档案馆网站等途径宣传学校档案和档案工作。

归档工作是一项需要学校各部门人员密切配合、齐力协作完成的工作。学校文件材料分散形成的客观现实和档案集中统一管理的管理原则，注定学校文件材料的归档工作不是档案馆的“独奏曲”，也不是档案馆和某一个部门的“二人转”，而是档案馆与学校各部门的“交响乐”。各部门文件管理工作的优劣，直接影响到学校文件材料归档工作的总体质量。档案取之于归档单位，用之于归档单位，希望各归档单位继续对学校的归档工作给予大力支持和配合。

大连海事大学

2015年10月30日