各单位（部门）：

为了做好2013年学校文件材料的归档工作，结合目前学校聘任工作的安排，现就有关工作要求如下：

1．凡岗位变化工作人员，需按照《大连海事大学工作交接办法》将本岗位2013年度需归档的文件材料整理齐全，并列出移交目录清单，准备移交给新聘人员。

2．涉密归档文件材料的移交要严格按照保密工作要求进行。

3．请各立卷单位（部门）根据工作安排，重新确定本单位（部门）档案工作分管领导、兼职档案员。

4．请各立卷单位（部门）兼职档案员将本部门所有需归档的文件材料收集整理齐全，包括网上公文、上级来文、本部门形成的重要资料等，同时注意电子文档的收集整理。并将本单位网上公文的文件材料，按照归档要求，将文件打印、盖章、签字，特别是涉及聘期岗位有变化的原领导签字的文件需尽快签字，做好归档准备。

5.请各单位兼职档案员到学校办公室核对公文，领取网上审批的外来文件原件，并将网上电子审批单打印加盖归档单位公章后，与纸质原件一并归档。

6．在当前人员换岗交替之际，请各立卷单位（部门）领导和兼职档案员高度重视，依据国家《档案法》的要求，切实维护学校档案资料的安全和完整，确保本单位（部门）在人员岗位变化过程中，不出现归档文件遗失、漏归现象。

请各立卷单位（部门）填写《大连海事大学立卷单位（部门）档案归档工作分管领导和兼职档案员登记表》，并于4月18日（周五）前将名单通过电子邮件发送档案馆付玲邮箱。

近期，学校档案馆将分别组织兼职档案员进行档案业务归档培训和新档案管理系统使用操作培训，届时请各单位将纸质版登记表加盖单位公章后带到培训会场。

培训时间、地点另行通知。

联系人及电话：付玲6060 。

附件：大连海事大学立卷单位（部门）档案归档工作分管领导和兼职档案员登记表