连海大档字〔2014〕574号

各单位（部门）：

学校档案是学校在教学、科研、党政管理及其它各项活动中形成的原始记录，是学校办学历史和办学特色的积淀。归档工作是学校档案工作一项重要的常规性工作，也是学校档案馆馆藏来源的主要渠道，更是学校落实国家档案政策法规、执行学校档案规章制度的重要措施。学校依据交通运输部、教育部和国家档案局等的有关文件精神，实行文件材料形成单位立卷制度。

2014年4月各管理岗位聘任工作结束后，学校重新确定了120余名兼职档案员。档案馆于4月28至29日举办了全校兼职档案员业务培训班，对归档工作的立卷要求、新档案管理系统的操作及使用进行了培训，此后全校归档工作全面启动。上半年开展了文书类、财会类档案的归档工作，下半年开展了项目类、教学论文等档案的归档工作。现将学校归档工作的具体情况通报如下：

一、2013年度形成的各类载体文件材料的归档情况

截止到2014年11月20日，全校共完成2013年度工作形成的各类纸质文件材料归档5790卷，各类分布情况是：

党群类：82卷（含特殊15卷）。

行政类：276卷。

外事类：54卷。

教学类：2365卷。其中教学综合文书169卷，成绩单60卷，学生论文2105卷（含本科生优秀论文25卷），教材31卷。

科研类：112卷，其中综合文书31卷（含特殊1卷），科研项目81卷（含特殊15卷）。

基建类：171卷，其中综合文书28卷，基建项目143卷。

仪器设备与资产类：6卷（综合文书）。

211工程类：19卷，其中综合文书1卷，211工程项目类18卷（含特殊1卷）。

产品与经营类：9卷（综合文书）。

出版类：199卷，其中：报纸1卷，期刊43卷，书稿155卷。

财会类：2474卷，其中综合文书22卷（含特殊1卷），财务凭证账簿2452卷（含二级财务）。

声像类：照片档案23卷（1102张）。

全校各部门在纸质档案归档的同时，通过OA系统导入或部门上传到档案管理系统的电子文件4168件。

二、各立卷单位2014年归档完成情况

依照国家档案法律法规的有关规定，凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对今后工作具有查考和利用价值、史料和凭证价值的各类载体文件材料，都属于归档范围，任何个人不得据为己有或拒绝归档，均需由各单位档案部门集中统一归档。学校立卷单位基本覆盖了全校各单位（部门），具体归档情况如下：

学校办公室（含保密办）：54卷，其中党群类26卷（含特殊10卷），行政类26卷，出版类2卷。

纪委办公室：5卷（党群类，含特殊1卷）。

监察审计处：107卷(行政类)。

党委组织部：18卷（党群类，含特殊1卷）。

党委宣传统战部：27卷，其中党群类17卷（含特殊2卷），出版类1卷，照片类9卷。

党委学生工作部学生处：15卷，其中党群类7卷，行政类1卷，教学类7卷。

武装部保卫处：6卷，其中行政类5卷，党群类1卷（特殊）。

人事处：81卷，其中行政类73卷，外事类8卷。

教务处：56卷(教学类)。

科学技术处：107卷，其中科研类综合文书26卷（含特殊1卷），科研项目81卷（含15特殊卷）。

研究生院：77卷（教学类）。

质量管理处：8卷，其中行政类7卷，教学类1卷。

学生就业指导中心：7卷（教学类）。

规划与资产管理处：26卷，其中行政类1卷，设备与资产类综合文书6卷，211工程类综合文书1卷，211工程项目18卷（含特殊1卷）。

国际合作与交流处：46卷（外事类）。

财务处：1675卷，其中财会类综合文书22卷（含特殊1卷），财会类账簿凭证1653卷。

信息处：1卷（行政类）。

基建处：171卷，其中基建类综合文书28卷，基建项目143卷。

离退休工作处：1卷（党群类）。

校友事物与合作处：2卷（行政类）。

工会：2卷（党群类）。

团委：5卷（党群类）。

投资管理公司：13卷，其中产品与经营类综合文书5卷,财会类账簿凭证8卷。

航海学院：103卷，其中行政类5卷，教学类成绩论文98卷。

轮机工程学院：199卷，其中行政类4卷，教学类成绩论文195卷。

信息科学技术学院：369卷，其中行政类4卷，教学类成绩论文365卷（含特殊1卷）。

交通运输管理学院：479卷，其中行政类7卷，教学类成绩论文472卷。

环境科学与工程学院：83卷，其中行政类2卷，教学类成绩论文81卷。

交通运输装备与海洋工程学院：99卷，其中行政类3卷，教学类成绩论文96卷（含特殊1卷）。

法学院：225卷，其中行政类7卷，教学类成绩论文213卷，科研类综合文书1卷（国际海事法律研究中心），出版类4卷（国际海事法律研究中心）。

外国语学院：102卷，其中行政类2卷，教学类成绩论文100卷。

公共管理与人文学院：25卷，其中行政类1卷，教学类成绩论文24卷。

马克思主义学院：34卷，其中行政类1卷，教学类成绩论文33卷。

数学系：27卷，其中行政类1卷，教学类成绩论文26卷。

物理系：20卷，其中行政类2卷，教学类成绩论文18卷。

体育工作部：1卷（行政类）。

继续教育学院：7卷（教学类综合文书）。

专业学位教育学院：457卷，其中教学类文书13卷，教学类论文444卷。

航海训练与研究中心：1卷（行政类）。

航运发展研究院：14卷，其中科研类综合文书4卷（研究院1卷，IMO中心2卷，航海所1卷），教学类文书1卷（IMO中心），出版类9卷（研究院3卷，IMO中心6卷）。

船舶导航系统国家工程研究中心：2卷（产品与经营类综合文书）。

图书馆：1卷（行政类）。

档案馆：8卷（行政类）。

期刊社：29卷，其中行政类1卷，出版类28卷。

教学设施管理中心：1卷（行政类）。

出版社：278卷，其中教学类教材31卷，出版类书稿155卷，财会类账簿凭证92卷。

大连育才船务公司： 92卷，其中产品与经营类综合文书2卷，财会类账簿凭证90卷。

科技开发总公司：69卷（财会类账簿凭证）。

后勤服务集团：342卷，其中行政类1卷，财会类账簿凭证341卷。

其它学校二级财会类账簿凭证:199卷。

征集毕业生合影照片：14卷。

三、归档工作中表现突出的兼职档案员

归档工作中大多数兼职档案员态度端正，学习认真，工作负责，能够与档案馆专职人员充分沟通与交流，相互配合。综合各单位（部门）兼职档案员归档的案卷数量、组卷材料的难易程度、纸质案卷整理质量、网上条目录入质量、归档完成时间、工作态度和责任心等方面因素，档案馆评选出20名归档工作表现突出的兼职档案员，现对这20名兼职档案员提出表扬：

党群、行政、外事档案类：

学校办公室：李卓 杨悦宾

党委组织部：王晓娜

党委宣传统战部：隋雪梅

人事处：张园园

监察审计处：张楠

国际合作与交流处：张冬艳

法学院：刘爱莉

教学档案类：

研究生院：董黎明

学生就业指导中心：张淼

航海学院：鞠岩

信息科学技术学院：彭爽

交通运输装备与海洋工程学院：李玉华

专业教育学院：褚嘉妮

科研、基建、财务等档案类：

规划与资产管理处：朱巧英

科学技术处：宫磊 马爱军

财务处：赵阳

基建处：左右

航运发展研究院：费珊珊

四、归档中存在的主要问题及需要改进的工作

（一）兼职档案员对本单位形成文件材料的收集工作有待加强

2014年由于聘期调整，机构和人员的变化较大，一些单位的文件材料交接不及时、不完整，导致有些归档文件材料收集比较困难。各单位（部门）兼职档案员要进一步加强本单位形成的文件材料的收集工作，可以参照学校下发的《大连海事大学文件材料立卷归档范围和保管期限表》，结合本单位每年的具体工作计划、任务，在日常工作中随时进行材料的收集，确保文件材料齐全完整，覆盖本部门的各项工作。

（二）新版档案管理系统的使用不够熟练，文件著录存在录入信息不准确、录入格式不正确等问题

新版档案管理系统与新版OA系统的对接，使得新档案管理系统的首次使用面临诸多意想不到的问题，导致边使用边修改。兼职档案员对新系统的功能了解得还不够全面，操作使用还不够熟练。许多单位在文件著录时存在录入信息不准确、录入格式不正确、录入信息不全、条目与实际文件不符、重复录入、使用不规范简称等问题。

（三）个别兼职档案员的档案意识和工作责任心有待提高

主要表现在：对归档工作缺乏正确的认识，文件材料收集不主动，使档案少归、漏归，甚至有档不归；随意摊派学生归档，对其工作既不指导又不监督检查；缺乏归档时间观念，不能按照与专职档案员约定的时间归档，工作推托，过程拖拉。

（四）电子文件的配套工作有待强化

2014年新版档案管理系统与新版OA系统的对接，在功能上实现了电子文件的网上归档。新系统的初次使用，还存在系统不稳定、功能调整等客观原因，使得部分单位的电子原文没有及时匹配至相应的归档文件条目中。此外，还有一些电子文件需要各归档单位自行上传到档案管理系统或者刻录光盘，与纸质档案同步归档。

针对2014年全校归档工作暴露出的这些问题，档案馆将在今后抓好以下几个方面的工作：

1．强化培训，提高兼职档案员的档案业务素质和归档工作技能

通过举办培训班、制作培训课件、编辑工作指南、工作交流等方式，继续加强对全校兼职档案员归档工作的培训和指导。特别是要加强归档组卷工作规范和新版档案管理系统使用的培训和指导。在培训方式上更加注重实效，做到既有集中培训，又有个别指导。

2．增强体验，完善新版档案管理系统的各项功能

一方面组织“用户”体验和深入调研，广泛搜集改进意见和建议。通过归档工作和系统的日常使用，部门领导、专（兼）职档案员、教职员工等广大“用户”对新系统是否存在问题以及存在哪些问题，都有不同程度的体验。档案馆将针对这些“用户”的体验，深入调研，广泛征集意见和建议；另一方面就新系统存在的问题和改进意见，加强与软件公司、校内各相关单位的沟通与协调，不断完善新系统的各项功能。

3．健全制度，规范学校档案各项业务工作

一是根据国家档案法律法规的要求，借档案馆网站改版之机，及时清理和修订学校有关的档案规章制度；二是加强国家档案法律法规、国家档案工作政策、档案行业标准等信息的搜集工作，学以致用，不断增强档案馆依法治档的能力；三是根据学校档案工作的实际需要，在实物档案、照片档案、电子文件和项目档案的归档、兼职档案员考核等方面建立相关的管理制度和业务规范。通过健全档案管理制度，使得档案工作有章可循，档案工作人员养成良好的工作习惯，以此规范档案各项业务工作。

4．立足源头，加强与各立卷归档单位的沟通和协调

归档工作是一项环节众多、环环相扣、涉及面广的工作，因此，档案馆在资源和精力有限的条件下，要敢干、巧干、精干，加强沟通和协调，力求追本溯源，找准关键节点，形成工作闭环。档案馆将从归档结果控制向事前沟通协调和事中有效控制转变，在各立卷部门制订年度工作总结和计划，下达重要工作任务，组织重大活动，发生重大事件、新闻线索等方面，找准关键节点、抓住关键时机，积极介入，及时沟通和协调，指导兼职档案员做好文件材料的收集工作。档案馆还将与各立卷归档单位建立长效的沟通和协调机制，积极争取各立卷部门对归档工作的理解、支持与配合。在归档工作上，形成各立卷归档单位不怠慢，档案馆不代劳的良性互动局面。

5．广泛宣传，增强全校师生员工的档案意识

通过档案馆网站等途径，广泛宣传档案的价值及其作用、国家档案法律法规、学校档案规章制度、档案资源开发和利用等知识，加强全校师生员工对档案和档案工作的认识和理解，增强师生的档案意识，争取师生对归档工作的支持和配合。

档案工作不仅是学校的一项重要基础性工作，而且也是一项与学校各单位、全体师生员工休戚相关的工作。归档工作虽然由专（兼）职档案人员具体完成，但离开了各单位领导和教职员工的大力支持和配合，将很难保证归档文件材料的齐全完整，甚至造成人为的历史空白。为此，希望各单位领导和相关工作人员要重视归档工作，积极配合兼职档案人员完成本单位的归档工作，共同记录好、保存好、传承好学校的历史，丰富学校的公共资源体系。

大连海事大学

2014年11月25日

大连海事大学档案馆 2014年11月25日印发