各单位（部门）：

为了做好学校2014年形成的各种文件材料的归档工作，现就有关事宜通知如下：

1．请各立卷单位（部门）兼职档案员将本部门所有需归档的文件材料收集整理齐全，包括OA中的文件材料、本部门形成的重要资料等。注意要将本单位OA中待归档的电子文件，主要包含上报材料、网上公文（收文、发文、签报）、会议纪要、审批材料、政务信息等按照归档要求，将文件打印、盖章、签字，做好归档准备。如果有密级文件要注意保管，与非密文件区分。

2．请各单位兼职档案员到学校办公室领取收文清单及网上审批的外来文件原件，将网上电子审批单打印加盖归档单位公章，并由本单位（部门）相关负责人（参与网上文件流转签批者）签字后，与纸质原件一并归档。发文要打印有修改痕迹的文件作为底稿、套红正式文件作为正文与签章完备的签批页一并归档。

3．请各单位公文秘书尽快在OA系统点击“归档”按钮，才能将数据从OA系统导入档案管理系统。兼职档案员到档案管理系统的“归档整理环节列表”中进行“兼职接收OA数据”，同时还应将本单位（部门）形成的（非OA系统中）电子文件上传至档案管理系统，进行条目著录，一并整理组卷。

4．2014年聘期调整后，档案馆组织了全校兼职档案员的业务培训班。根据聘期内人员变化不大的实际情况，今年归档培训主要针对档案管理系统进行上机操作和演示、答疑，具体培训时间和地点另行通知。

5．全校各类档案归档工作现已全面展开，由于归档时间集中，工作量较大，近几年学校每年归档案卷均在6000卷以上，请各单位（部门）密切配合，在规定时间内完成归档。

党群、行政、外事、教学、科研、基建、仪器设备与资产、211工程、产品与经营类的文书类档案以及出版类、财会类（含账簿凭证）一般在5月30日前移交实体档案和电子档案；照片类、实物类可以随时移交归档，最迟不超过5月30日移交实体档案和电子档案；科研项目、基建项目、教学研究生论文类一般在9月30日前移交实体档案和电子档案。

未按上述规定时间完成移交档案的，档案馆将向兼职档案员及其所在单位（部门）的归档工作分管领导发送催档函。函告后，有下列情况之一者，取消当年兼职档案员评优资格：截止到6月30日，各类档案中的文书类、出版类、财会类、照片类、实物类实体档案和电子档案仍未完成移交归档；截止到10月30日，科研项目类、基建项目类、教学研究生论文类实体档案和电子档案仍未完成移交归档。

6．由于归档单位较多，档案馆每个专职档案员时间排得较紧，请各单位（部门）兼职档案员提前与档案馆联系预约，避免时间冲突。档案馆专职档案员联系电话如下：

党群、行政、外事类档案（不含涉密档案） 郭丽萍 6060

教学类档案（不含教材） 王玉英 4136

科研、基建、财会文书、２１１工程、仪器设备与资产类档案 桑国东 6161

财会类账簿凭证、教学类教材、产品与经营、出版类档案 海百艳 5575

声像、实物类档案 林鼎酒 9551

党群、行政、外事类档案中的涉密档案 付 玲 6262

7．各单位兼职档案员队伍若发生变化，请填写《大连海事大学各单位（部门）档案工作分管领导和兼职档案员登记表（2015年）》（见附件），加盖公章送交档案馆304室，并将电子版发送档案馆付玲邮箱。

8．归档的涉密文件材料（含内部资料）须由兼职档案员本人到档案馆的涉密计算机上进行著录、立卷，完成归档。

9．请各单位（部门）领导重视本部门归档工作，依据国家《档案法》的要求，切实维护学校档案资料的安全和完整，不要出现归档文件遗失、漏归现象。

各单位在归档工作中如有疑问，请及时与档案馆专职档案员联系，对档案管理系统操作有疑问，也可向系统管理员李寒冰咨询，联系电话9551，或在海大档案员交流群（244742145）中在线咨询。

附件：大连海事大学立卷单位（部门）档案归档工作分管领导和兼职档案员登记表

档案馆

2015年3月12日